Entgeltabrechnung – Definition und Berechnung
Entgeltabrechnung Erklärung und Entgeltabrechnung Definition

Entgeltabrechnung – Definition und Berechnung

Die formalen Unterschiede zwischen Lohn und Gehalt sind im Rahmen der monatlichen Entgeltabrechnung gering. Von Lohn spricht man bei einem Beschäftigungsverhältnis, bei der die Vergütung nach der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden erfolgt. Auf einer Lohnabrechnung werden daher die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden aufgeführt. Lohnabrechnung erklärt: Wir erläutern Aufbau und Details der Abrechnung.

Die Entgeltabrechnung berechnen: Schritt für Schritt

Der Begriff Entgeltabrechnung stammt aus dem Sozialversicherungsrecht. Entgeltabrechnung bedeutet dasselbe wie Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung oder Monatsabrechnung. Wenn man eine Entgeltabrechnung berechnet, geschieht dies prinzipiell in vier Schritten. Diese Arbeitsschritte lauten:

  • Bruttorechnung – hier ermitteln Sie das laufende Arbeitsentgelt.
  • Nettorechnung – hier ermitteln Sie die abziehbaren Beträge für die Steuer und die Sozialversicherungsträger und erhalten im Ergebnis den Nettolohn.
  • Zahlungsrechnung – hier ermitteln Sie, welche Beträge der Arbeitnehmer, das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger erhalten.
  • Auswertungsrechnung – hier ermitteln Sie Werte für die Buchhaltung, das Controlling oder die betriebliche Kostenrechnung.

Bestandteile der Gehaltsabrechnung

Um eine vollständige Gehaltsabrechnung zu erstellen, sind eine ganze Reihe von Informationen notwendig. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, sollten Sie wissen, welche Bestandteile eine Gehaltsabrechnung grundsätzlich aufweisen muss. So haben Sie die nötige Grundlage, um eine vollständige Abrechnung zu generieren. Die folgenden Bestandteile gehören in eine Gehaltsabrechnung.

Aufbau einer Lohnabrechnung

Eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung gliedert sich in drei Hauptbestandteile:

  • Kopfteil mit den Stammdaten des Arbeitnehmers

  • Aufstellung der Bruttobezüge und der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge

  • Informationen über die Verteilung der gesetzlichen Abzüge

Speziell im Kopfteil ist dem Arbeitgeber freigestellt, welche zusätzlichen Informationen er noch in der Lohnabrechnung darstellen möchte. So können zum Beispiel Informationen über den per Arbeitsvertrag vereinbarten Urlaubsanspruch oder bisher angefallene Krankheitstage in der Entgeltabrechnung aufgeführt werden. Generell umfasst eine vollständige und aussagenkräftige Lohnabrechnung im oberen Teil folgende Daten und Informationen:

  • Geburtsdatum, Adresse und Personalnummer des Beschäftigten.

  • Lohnsteuerklasse: Diese ergibt sich aus dem Familienstand des Lohnempfängers.

  • Mögliche steuerliche Freibeträge, etwa Kinderfreibeträge oder andere, beim Finanzamt beantragte und genehmigte Freibeträge. Der monatliche Lohnsteuervorwegabzug wird um die Freibeträge gemindert.

  • Konfession: Liegt ein Eintrag vor, ist der Mitarbeiter kirchensteuerpflichtig.

  • Sozialversicherungsnummer, Name der Krankenkasse und Steuer-ID-Nummer des Lohnempfängers.

Lohnabrechnung erklärt: Beitragsschlüssel und Personengruppenschlüssel

Mit dem vierstelligen Beitragsschlüssel, dem „SV-Schlüssel“, entnehmen die Sozialversicherungen genauere Informationen zur jeweiligen Beitragspflicht für die Krankenkasse, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung. Zum Beispiel gibt es für bestimmte Beschäftigungsverhältnisse gesonderte Regelungen zur Sozialversicherungspflicht. So unterscheiden sich etwa die Beitragssätze für Saisonarbeiter in der Landwirtschaft oder freigestellte Arbeitnehmer in der Altersteilzeit von den allgemeinen Beitragssätzen sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer.

Der dreistellige Personengruppenschlüssel bezeichnet bestimmte Besonderheiten von Personengruppen. Ob es sich um Werkstudenten, Praktikanten oder Beschäftigte in Altersteilzeit handelt, kann mit dem Zahlencode entschlüsselt und somit über die Lohnabrechnung erklärt werden.

Auch für Auszubildende, kurzfristig Beschäftigte oder Menschen mit Behinderungen werden solche Kennziffern vergeben. Im Zusammenspiel mit dem Beitragsschlüssel ergibt sich somit die präzise Verteilung der Sozialabgaben, sowohl hinsichtlich des Arbeitnehmer- als auch des Arbeitgeberanteils.

Der Umlagenschlüssel U1 oder U2

Arbeitgeber müssen – je nach Anzahl der Beschäftigten – an dem sogenannten Umlageverfahren teilnehmen. Für Betriebe mit weniger als 30 Beschäftigten ist das Umlageverfahren U1, für größere Betriebe das Verfahren U2 verbindlich. Damit sichern sich Arbeitnehmer bei krankheitsbedingten Ausfällen und Arbeitnehmerinnen im Mutterschutz vor zu hohen finanziellen Risiken ab.

Nach sechs Wochen krankheitsbedingter Abwesenheit vom Arbeitsplatz übernimmt die Krankenversicherung als Entgeltfortzahlung das Gehalt des Mitarbeiters. Davor muss der Arbeitgeber die vollen Bezüge auszahlen. Über das Umlageverfahren können sich Arbeitgeber einen Teil der Gehaltszahlungen von den Krankenkassen erstatten lassen.

Lohnabrechnung erklärt - der Umlagenschlüssel

Der Bruttolohn des Arbeitnehmers

Der Bruttolohn besteht aus mehreren Bausteinen. Diese ergeben zusammen eine Summe, die als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Bruttolohn bezeichnet wird. In Abhängigkeit vom Arbeitsvertrag, den sie in jedem Fall überprüfen müssen, um die einzelnen Bestandteile der Gehaltsabrechnung vollständig zu erfassen, gehören zum Bruttolohn folgende Größen:

  • vermögenswirksame Leistungen (VWL)

  • Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld

  • Sachbezüge (PKW-Nutzung, Tankgutschein etc.)

  • Abfindungszahlungen

  • Zuschläge für Feiertags-, Wochenend- und Nachtarbeit sowie Überstunden

  • Leistungsprämien

  • Tantiemen

  • besondere Zuwendungen zum Geburtstag oder Jubiläum

  • Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

  • Lohnnachzahlungen oder Vorschüsse

Lohnabrechnung erklärt: Die Zusammensetzung der Bruttobezüge

Eine übersichtlich aufgebaute Lohnabrechnung erklärt dem Empfänger die genaue Zusammensetzung seines Bruttolohns. Im einfachsten Falle besteht die Aufstellung der Bruttobezüge aus zwei Zeilen. In der ersten Zeile ergeben die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden multipliziert mit dem Brutto-Stundenlohn den Bruttobetrag.

Zusätzlich zu dieser monatlichen Vergütung der geleisteten Zeitstunden muss sich der Urlaubsanspruch eines Lohnempfängers auf der Abrechnung niederschlagen. Hat ein Arbeitnehmer zum Beispiel laut Tarifvertrag Anspruch auf 30 Tage Urlaub im Jahr, so müssen diese Tage umgerechnet auf jeden Monat mit dem gleichen Stundensatz zusätzlich vergütet werden. Für Gehaltsempfänger, die nicht nach geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden, entfällt diese Aufgliederung, denn das Gehalt wird während des Urlaubs einfach weiterbezahlt.

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Ebenso können Aufschläge wie Gefahrenzulagen zu höheren Stundenlöhnen für eine bestimmte Anzahl geleisteter Arbeitsstunden führen. Dann ist es für den betreffenden Mitarbeiter hilfreich, sie in gesonderter Aufstellung auf seiner Lohnabrechnung vorzufinden.

Grundsätzlich wird auf einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung jeder Vergütungsbestandteil mit einer eigenen Zeile dargestellt, wenn er steuerlich zu anderen Abzügen führt. Eine Software für die Personalabrechnung unterstützt Sie dabei. Ihre digitalen Assistenten sorgen Schritt für Schritt dafür, dass Sie keine Position übersehen.

Lohnsteuerpflichtige Bruttobezüge

Für bestimmte Gehaltsbestandteile gelten vergünstigte Steuersätze oder die Besteuerung erfolgt nach anderen Kriterien. Daher werden alle Vergütungsarten, von der Privatnutzung eines Firmenfahrzeugs bis hin zu Sachzuwendungen, etwa Tankgutscheine oder Beiträge für den Fitnessclub, sowie Gehaltsumwandlungen gesondert aufgelistet.

Zunächst ergibt sich in Addition aller Bestandteile das Gesamtbrutto. Von dieser Summe werden dann die jeweiligen monatlichen Lohnsteuerzahlungen abgezogen.

Entgeltabrechnung erklärt - Sachbezüge Fitnessclub

Sozialversicherungspflichtiges Brutto

Sozialversicherungsbeiträge werden nur bis zu einer bestimmten Höhe des Bruttogehalts abgezogen. Die sogenannten Beitragsbemessungsgrenzen werden jedes Jahr neu festgelegt. Bemessungsgrundlage für die Abzüge von Sozialversicherungsbeiträgen ist das Gesamtbrutto des Arbeitnehmers. Allerdings kann auch hier eine Aufsplittung erfolgen, wenn ein bestimmter Bestandteil des Bruttogehalts nicht oder in anderem Maße der Sozialversicherungspflicht unterliegt.

Dazu gehören zum Beispiel Arbeitseinsätze in Nachtschichten sowie an Sonn- und Feiertagen. Gewährt der Arbeitgeber für solche Einsätze eine Zulage, ist diese zu einem bestimmten Prozentsatz abgabebefreit. Somit werden solche Zulagen zum Stundenlohn vom Gesamtbrutto abgezogen und in einer separaten Zeile aufgeführt und sind somit in der Lohnabrechnung erklärt.

Darauf ist beim Berechnen der Entgeltabrechnung zu achten

Bei der Erstellung der Entgeltabrechnung nach Definition kommt es darauf an, dass alle Angaben korrekt sind.
Dazu sind unter anderem folgende Punkte zu prüfen:

  • Handelt es sich um laufende oder einmalige Bezüge und Abzüge?

  • Sind geldwerte Vorteile richtig erfasst?

  • Stimmt die eingetragene Lohnsteuerklasse?

  • Ist der Beitragszuschlag für Kinderlose zur Pflegeversicherung erfasst?

  • Muss der jeweilige Arbeitnehmer Kirchensteuer zahlen?

  • Ist der Kinderfreibetrag vermerkt?

Lohnabrechnung erklärt: Abzüge vom ermittelten Bruttolohn

Weiterer Bestandteile einer Gehaltsabrechnung sind die Abzugspositionen. Diese mindern den Bruttolohn und ergeben den sogenannten Nettolohn. In einem gesonderten Feld wird dem Empfänger der Lohnabrechnung erklärt, wie sich seine Sozialabgaben auf die einzelnen Sozialkassen verteilen – die Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung. In einem weiteren Feld ist die Zusammensetzung der steuerlichen Abzüge ersichtlich. Zudem kann eine Entgeltabrechnung auch die Aufstellung der aktuellen Jahreswerte enthalten, die sich bisher in Addition ergeben haben. Zu den typischen Abzugspositionen vom Bruttolohn gehören diese Posten:

  • Lohnsteuer: Jeder Arbeitnehmer hat seinen persönlichen Steuersatz. Dieser richtet sich nach seinem bezogenen Lohn. Die Höhe des persönlichen Steuersatzes steigt progressiv zum steigenden Gehalt und lag 2017 zwischen 15 und 45 %. Professionelle Gehaltssoftware ermittelt automatisch den zutreffenden Steuersatz. Sie können ihn der jeweils geltenden Grundtabelle entnehmen.
  • Kirchensteuer: Die Kirchensteuer richtet sich nach der Konfession und dem Bundesland, in dem ihr Abzug vom Lohn erfolgt. Je nach Religionsgemeinschaft variiert weiterhin der Kirchensteuersatz. In Deutschland ist die römisch-katholische und die evangelische Kirche weit verbreitet. Die Kirchen erheben in Bayern und in Baden-Württemberg 8 %, in allen anderen Bundesländern 9 % der Einkommensteuer.
  • Solidaritätszuschlag: Der Solidaritätszuschlag beträgt 5,5 %. Dieser wird für Einkommen erhoben, die mindestens 14.000 € pro Jahr betragen. Wer weniger verdient, muss keinen Solidaritätszuschlag bezahlen. Aus der Grundtabelle können Sie entnehmen, wie hoch der Solidaritätszuschlag ist.
  • Rentenversicherungsbeitrag: die Rentenversicherung wird von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu gleichen Teilen getragen. Im Jahr 2017 liegt die Belastung bei 18,7 %.
  • Krankenversicherungsbeiträge: Auch der Krankenversicherungsbeitrag wird auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Insgesamt erheben die gesetzlichen Kassen einen Krankenversicherungsbeitrag von 14,6 %.
  • Arbeitslosenversicherungsbeitrag: Der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung liegt im Jahr 2017 bei 3 %. Die meisten Arbeitnehmer müssen diesen Beitrag leisten. Ausnahmen stellen Minijobber mit einem Verdienst unter 450 € dar. Auch Beamten und Soldaten müssen keinen Beitrag zur Arbeitslosenversicherung abführen.
  • Pflegeversicherungsbeitrag: Der Pflegeversicherungsbeitrag liegt im Jahr 2017 bei 2,5 %. Die Abgabe wird gleichmäßig auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Ausnahme: Sachsen; hier zahlt der Arbeitnehmer mehr als der Arbeitgeber. In allen Bundesländern gilt, dass Arbeitnehmer ohne Kinder und über 23 Jahre mehr bezahlen als jüngere Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmer mit Kindern. Ein Zuschlag von 0,25 % schlägt bei jenen zu Buche.

Berechnung der Entgeltabrechnung: Vom Brutto zum Auszahlungsbetrag

Bei der Berechnung der Entgeltabrechnung werden vom Gesamtbrutto die steuer- und sozialrechtlichen Beiträge abgezogen. Soweit ist es für jeden Lohn- und Gehaltsempfänger einfach nachzuvollziehen, wie sich sein Netto-Verdienst ergibt. Dieser muss allerdings nicht dem eigentlichen Auszahlungsbetrag entsprechen. Denn vom Netto-Verdienst können weitere Beträge in Abzug gebracht werden. Dazu gehören beispielsweise:

  • bereits gezahlte Vorschüsse,
  • Beträge, die der Arbeitgeber auf andere Konten überweist, zum Beispiel für Sparverträge zu vermögenswirksamen Leistungen,
  • Beträge, die als Sachzuwendungen zum Bruttolohn gehören.

Nutzt ein Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug auch privat, so beziffert der Fiskus diese Vergünstigung mit einem Wert, der ebenfalls steuerpflichtig ist. Zumeist kommt die sogenannte Ein-Prozent-Regelung zum Tragen: Dieser Prozentsatz ergibt sich aus dem Neuwert des Fahrzeugs – und dies gilt ebenfalls auch für gebrauchte Fahrzeuge.

So ergibt sich zum Beispiel für einen PKW mit einem Neuwert von 20.000 Euro ein monatlicher geldwerter Vorteil von 200 Euro. Dafür übernimmt der Arbeitgeber alle laufenden Kosten des Fahrzeugs einschließlich der Treibstoffkosten.

Nachdem dieser Geldwert zu den lohnsteuerpflichtigen Bruttobezügen hinzuaddiert wurde, muss er vom Netto-Gehalt abgezogen werden, da die 200 Euro nicht ausbezahlt werden, sondern als privat nutzbarer Firmenwagen zur Verfügung stehen.

Lohnabrechnung erklärt Firmenwagen

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Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen mit einer Software, die Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung miteinander verbindet, so können Sie eine enorm zeitsparende Einstellung vornehmen.

Sie können die Buchungen im Rahmen der Löhne automatisch an das Finanzbuchhaltungsprogramm übertragen. Dort stehen sie als Vorlauf bereit und können vom Buchhalter in die laufende Buchführung übertragen werden.

Der große Vorteil dabei ist, dass Fehlbuchungen so gut wie ausgeschlossen sind. Wenn Sie die Entgeltabrechnung berechnen, sollten Sie diese Option in den Grundeinstellungen prüfen und, wenn möglich, berücksichtigen.

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