Muster einer Lohnabrechnung/Gehaltsabrechnung 2018-01-04T03:09:08+00:00
Lohnabrechnung Muster

Lohnabrechnung: Muster einer Abrechnung

Sie wollen eine Lohnabrechnung nach Muster erstellen? Wir informieren Sie über ein Grundmuster für die Lohnabrechnung und erläutern, wie Sie die aufgenommenen Daten im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung weiter nutzen und verarbeiten. Zunächst müssen Sie erst einmal das Bruttogehalt und die Abzüge ermitteln. Anschließend tragen Sie die ermittelten Werte zur Lohnabrechnung ins Muster-Formular ein.

Gehaltsabrechnung mit Muster-Formular: Berechnung des Bruttogehalts/Bruttolohns

Um das Bruttogehalt oder den Bruttolohn zu ermitteln, müssen Sie alle Bestandteile zusammenrechnen, die zur Bemessungsgrundlage gehören. Beim Bruttolohn sind das an erster Stelle die gearbeiteten Stunden multipliziert mit dem vereinbarten Stundenlohn, beim Bruttogehalt das vertraglich vereinbarte Monatsgehalt. Zuzüglich dazu sind weitere Bruttobestandteile aufzunehmen. Dazu gehören folgende:

  • vermögenswirksame Leistungen

  • Weihnachts- oder Urlaubsgeld

  • geldwerte Vorteile, Sachbezüge

  • Zahlungen wie Abfindung oder Prämien

  • Zuschläge für Feiertage, Wochenenden, Nachtarbeit, Überstunden

  • Jubiläumszuwendungen

  • Tantiemen

Diese einzelnen Positionen werden addiert. Im Ergebnis erhalten Sie das Bruttogehalt bzw. den Bruttolohn. Der Betrag ist die Bemessungsgrundlage für die Steuern bzw. für die Sozialversicherungspflicht. Aus diesem Grund nennt man die erste Zwischensumme auch steuer- und sozialversicherungspflichtiges Bruttogehalt bzw. steuer- und sozialversicherungspflichtigen Bruttolohn.

Steuern berechnen

Im nächsten Schritt berechnen Sie die Höhe der Steuern. Auf einem Formular-Muster für Gehaltsabrechnungen sind dafür Felder für Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag vorgegeben. Hinzu kommen Freibeträge, wie zum Beispiel Versorgungsfreibeträge und Altersentlastungsbeträge.

Weitere Positionen, die lohnsteuerfreie Bezüge betreffen, sind ebenfalls im Formular für Gehaltsabrechnungen zu finden. Diese lohnsteuerfreien Bezüge müssen aus der Bemessungsgrundlage herausgerechnet werden, denn auf diese entfällt weder Lohnsteuer, noch Kirchensteuer, noch Solidaritätszuschlag.

Gemeint sind folgende:

Lohnabrechnung Muster - Steuern berechnen
  • Sonntagszuschläge, Feiertagszuschläge und Nachtzuschläge (bis zu einer bestimmten Höhe)

  • Zuschüsse für Kindergärten und Betriebsveranstaltungen

  • bestimmte Zuschüsse zur Kranken- und Pflegeversicherung

Nachdem diese Positionen mit dem Bruttolohn bzw. Bruttogehalt verrechnet wurden, erhalten Sie die zweite Zwischensumme: das steuerpflichtige Entgelt. Nun können Sie die Grundtabelle zur Hand nehmen und überprüfen, in welcher Höhe Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag anfallen.

Formular für die Gehaltsabrechnung: Sozialversicherungsbeiträge berechnen

Im Gegensatz zu den steuerlichen Regelungen müssen Sie im Bereich der Sozialversicherung keine Freibeträge verrechnen. Allerdings gibt es einige Bestandteile, die nicht zur Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge herangezogen werden dürfen. Auf dem Muster-Formular für Gehaltsabrechnungen werden die Einzelheiten explizit abgefragt. Am Ende der Rechenkette ergibt sich das sozialversicherungspflichtige Brutto.

Auf dieser Grundlage werden nun die Beiträge zur Krankenversicherung, zur Rentenversicherung, zur Arbeitslosenversicherung und zur Pflegeversicherung errechnet.

Den Auszahlungsbetrag ermitteln

Im letzten Schritt ist der Auszahlungsbetrag für den Mitarbeiter auszurechnen. Im Formular ist dafür ebenfalls eine bestimmte Rechenkette vorgesehen.

Das Gesamtbrutto wird durch die Abzugsbeträge wie Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung gemindert. Das Ergebnis ist der Nettolohn.

Von diesem Nettolohn werden weitere Abzüge vorgenommen. Hat der Arbeitnehmer zum Beispiel einen Vertrag zu vermögenswirksamen Leistungen abgeschlossen, wird dieser Betrag vom Nettolohn abgezogen. Der Arbeitgeber überweist diesen direkt an den Vertragspartner. Auch Vorschüsse oder Pfändungen werden vom Nettolohn abgezogen und an die entsprechenden Stellen überwiesen. Der verbleibende Betrag ist der Auszahlungsbetrag für den Arbeitnehmer.

Muster einer Standardberechnung: die Grunddaten erfassen

Das folgende Muster zur Lohnabrechnung dient dazu, die Grunddaten aufzunehmen.

Name und Anschrift Eintrittsdatum
Bundesland Steuerklasse
Bruttolohn
Vermögenswirksame Leistungen
Sachbezüge
Abfindungen
Jubiläumszuwendung
Zuschläge für Feiertage etc.
Lohnfortzahlung
Lohnnachzahlung
Tantiemen
Spesen
Sonstiges
 .
 .
Sozialversicherung
Krankenversicherung
Pflegeversicherung
Rentenversicherung
Arbeitslosenversicherung
Religion
Kinderfreibeträge
Umlage
Zugehörigkeit Krankenkasse
Freibetrag monatlich Freibetrag jährlich
Bankverbindung

Das Muster zur Lohnabrechnung dient als Grundlage für die digitale Abrechnung

Anhand der aufgenommenen Daten können Sie einen Mitarbeiter in der Gehaltssoftware anlegen. Dort werden noch viele weitere Einzelheiten abgefragt, die sie per Kontrollkästchen bestätigen oder ablehnen.

Haben Sie die aufgenommenen Daten in die Software übertragen, benötigen Sie den Arbeitsvertrag. Aus diesem gehen weitere wichtige Informationen hervor, die Sie im Zuge einer Abrechnung berücksichtigen müssen. Das Muster zur Lohnabrechnung dient Ihnen in erster Linie dazu, die Grunddaten zu erfassen. Die Berechnung selbst erfolgt mit der Software.

In der Lohnsoftware finden Sie auch beispielhaft ausgefüllte Lohnscheine. So können Sie erkennen, welche Daten für die Erfassung wichtig sind und wie sich die Angaben gut auf einem Blatt unterbringen lassen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung als Muster finden Sie innerhalb von Softwarelösungen als unterstützende Hilfe oder in Sammlungen, die Sie beim Lernen unterstützen.

Wie nutzen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungsmuster?

Die mit Beispieldaten vorausgefüllten Muster für Lohn- und Gehaltsabrechnungen zeigen Ihnen, wie man diese Formulare sinnvoll aufbauen kann. Um Papier zu sparen, verwenden viele Modelle im oberen Bereich eine Gestaltung, die als Briefkopf beim Versand dienen kann. Im Adressfeld sind Name und Anschrift des Mitarbeiters eingetragen. Die obere Zeile dieses Adressfeldes beinhaltet den Absender – also die Firmenadresse des Arbeitgebers. Solch ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsmuster kann direkt mit einem Fensterbriefumschlag versendet werden, ohne dass ein weiteres Anschreiben nötig ist.

Gehaltsabrechnung Muster - Formular
Lohnabrechnung Muster - Formularfelder

In den weiteren Feldern sehen Sie, wo man günstig die Angaben zu Eintritt, Steuerklasse, Krankenkasse und weiteren wichtigen Daten eintragen kann. Damit der Platz auf dem Formular optimal ausgenutzt wird, sind die Felder entsprechend ihrer voraussichtlichen Länge angeordnet.

Wenn Sie alle für Ihre Fälle nötigen Felder auf dem Lohn- und Gehaltsabrechnungsmuster finden, können Sie die Aufteilung für Ihre eigene Lohnbuchhaltung übernehmen. Passen Sie das Muster entsprechend an, damit Adressen und gesetzlich vorgeschriebene Angaben für Ihren Betrieb korrekt sind.

Gehaltssoftware erstellt passendes Formular automatisch

Wenn Sie eine Software für Ihre Abrechnungen nutzen, benötigen Sie oft gar keine Lohn- und Gehaltsabrechnung als Muster. Die technisch ausgefeilten Programme erstellen automatisch ein für Ihren Betrieb und die jeweilige Abrechnung passendes Formular. Bei Bedarf lassen sich die Masken anpassen und können mit eigenen zusätzlichen Angaben ergänzt werden.

Sonderfälle mit einem Muster zur Lohnabrechnung erfassen

Falls Sie ein Beschäftigungsverhältnis begründen, das vom Standard abweicht, ist das obenstehende Muster wenig hilfreich. Für Minijobber, für Saisonarbeitskräfte, für Studenten oder Praktikanten sind einige Besonderheiten zu berücksichtigen. Aus diesem Grund ist es ratsam, sich mit verschiedenen Mustern zur Lohnabrechnung zu versorgen.

Auf einem Musterformular für studentische Arbeitskräfte wird zum Beispiel nach der Immatrikulationsbescheinigung gefragt, die Sie anfordern müssen. Außerdem sind Studenten oft familienversichert. Auch das ist ein wichtiger Punkt, der Ihnen für die Abrechnung des Lohns oder des Gehalts dient.

Ähnliches gilt für Praktikanten und Schüler, die häufig noch sehr jung sind und deshalb in Sachen Arbeitsschutz und Urlaub besondere Rahmenbedingungen genießen.

Bei einem Mitarbeiter, der auf Minijobbasis bei Ihnen anfängt, sieht ein Muster zur Lohnabrechnung spezielle Fragen nach anderen Beschäftigungsverhältnissen vor. Denn Sie müssen als Arbeitgeber überprüfen, ob ein weiteres Arbeitsverhältnis besteht, um die Besteuerung korrekt durchführen zu können.

Was bedeutet im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung „blanko“?

Ein Blanko-Formular ist ein Dokument, das jemand vorab mit einer Unterschrift versieht, bevor es (zum Beispiel eine andere Person) ausfüllt. Bekanntestes Beispiel für ein Blanko-Formular ist der Blanko-Scheck. Wer einen solchen ausstellt, erlaubt dem Empfänger, selbst die Summe einzutragen, die am Ende vom Konto des Scheckausstellers abgehoben wird.

Nicht ohne Grund kommen solche Ereignisse eher in Spielfilmen vor, die von Milliardären oder Multimillionären handeln. Was genau aber ist eine Blanko-Lohnabrechnung?

Lohnabrechnung Blanko

Eigentlich bezeichnet eine – im Übrigen eher selten so genannte – Blanko-Lohnabrechnung ein Formular zum Selbstausfüllen. Lohnabrechnungen tragen generell keine Unterschrift, sind also ohne Signatur des Arbeitgebers rechtsverbindlich. Von daher ist „Blanko-Lohnabrechnung“ im Sinne von „Leerformular“ gemeint, in dem dann manuell die entsprechenden Eingabefelder ausgefüllt werden.

Ansonsten kann kein Steuerberater, externes Lohnbüro oder die Lohnbuchhaltung eines Unternehmens ohne Lohnbuchhaltungssoftware die monatliche Leistung erbringen, jedem festangestellten Mitarbeiter pünktlich eine Lohnabrechnung auszuhändigen.

Standardvorlage in Ausnahmefällen sinnvoll: Vorlage blanko bei Lohnabrechnung für Minijobber

Lohnabrechnungen für Minijobs weisen im Vergleich zu konventionellen Lohnabrechnungen ein stets gleiches Muster auf. Vorausgesetzt, es wird genau der gesetzlich vorgesehene Maximalbetrag von 450 Euro als Vergütung angesetzt, ergeben sich drei Varianten von Lohnabrechnungen für Minijobber.

Dabei liegt der Unterschied zwischen den drei Varianten im Wahlrecht des Beschäftigten, entweder einen Beitrag von 3,7 % zur Rentenversicherung zu leisten oder darauf zu verzichten. In diesem Falle beantragt der Arbeitgeber diese Befreiung bei der Minijobzentrale, die einem solchen Antrag allerdings widersprechen kann. Für Minijobber in Privathaushalten gilt eine andere Regelung – es müssen 13,7 % Arbeitnehmeranteil an die Rentenversicherung abgeführt werden.

Eine Blanko-Lohnabrechnung für Minijobber ließe sich somit auf Basis der folgenden einfachen Bestandteile und Werte erstellen:

  • Bruttolohn: 450,00 Euro
  • Lohnsteuer: 0 %
  • Solidaritätszuschlag: 0 %
  • Kirchensteuer: 0 %
  • Rentenversicherung: 0 % bzw. 3,70 % (= 16,65 Euro) oder 13,7 % (= 61,65 Euro)
  • Krankenversicherung: 0 %
  • Pflegeversicherung: 0 %
  • Arbeitslosenversicherung: 0 %
  • Auszahlungsbetrag: 450 Euro bzw. 433,35 Euro bzw. 388,35 Euro

Arbeitgeber, die viele Minijobber als Teilzeitkräfte beschäftigen, können theoretisch anhand solcher Werte tatsächlich schnell eine Blanko-Lohnabrechnung erstellen, in der dann jeweils nur noch der Monat, die Adresse und die Sozialversicherungsnummer eingetragen wird.

Für Privathaushalte, die eine Haushaltshilfe auf Minijob-Basis beschäftigen, ist diese einfache Lösung ein guter Weg.

Allerdings sollte nicht vergessen werden, dass Arbeitgeber von Minijobbern einige pauschale Arbeitgeberanteile an die sogenannte Knappschaft-Bahn-See, die Rentenversicherung der Minijob-Zentrale, abführen müssen.

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Weitere Informationen

Als Vorlage, also Muster für Blanko-Lohnabrechnungen aus Arbeitgebersicht, ergeben sich für das Jahr 2017 folgende zwei Fälle:

Fall 1 für Gewerbebetriebe: Arbeitgeberanteil Minijob

  • Bruttolohn: 450,00 Euro
  • Pauschale Lohnsteuer 2 %: 9,00 Euro
  • Pauschale Rentenversicherung 15 %: 67,50 Euro
  • Pauschale Krankenversicherung 13 %: 58,50 Euro
  • Umlage 1 (bei weniger als 30 regelmäßig beschäftigten Mitarbeitern) 1 %: 4,50 Euro
  • Umlage 2 (unabhängig von Mitarbeiterzahl) 0,3 %: 1,35 Euro
  • Insolvenzgeldumlage 0,09 %: 0,41 Euro
  • Gesamtkosten für den gewerblichen Arbeitgeber: 591,26 Euro
Blanko Lohnabrechnung Gewerbe

Fall 2 für Privathaushalte: Arbeitgeberanteil für haushaltsnahe Beschäftigte

Bruttolohn: 450,00 Euro
Pauschale Lohnsteuer 2 %: 9,00 Euro
Pauschale Rentenversicherung 5 %: 22,50 Euro
Pauschale Krankenversicherung 5 %: 58,50 Euro
Umlage 1 (U1) 0,9 %: 4,05 Euro
Umlage 2 (U2) 0,3 %: 1,35 Euro
Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung: 1,6 %: 7,20 Euro
Gesamtkosten für den Privathaushalt als Arbeitgeber: 552,60 Euro

Lohnabrechnung Blanko Privathaushalt

Generell ist allerdings von selbst erstellten oder vorgefertigten Vorlagen für Lohnabrechnungen im Blanko-Format abzuraten. Denn niemand stellt einen solchen Blanko-Scheck aus, dass alle Angaben korrekt sind, höchstens die Minijobzentrale. Dort sollten sich private und gewerbliche Arbeitgeber im Bedarfsfall über die aktuellen Abgaberegelungen, Zahlenwerte und Zahlungsmodalitäten informieren.

Fazit: Blanko-Formulare und Muster zur Lohnabrechnung sind nur der Einstieg, eine Software ist die bessere Lösung

Für jeden Arbeitgeber ist es sehr zu empfehlen, eine professionelle Software für die Abrechnung von Löhnen und Gehältern zu nutzen.

Ein Papierformular als Muster zur Lohnabrechnung ist für die Aufnahme der Grunddaten hilfreich. Doch für alle weiteren Schritte sollten Sie in jedem Fall eine Lohn- und Gehaltssoftware verwenden.

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