Anspruch auf eine Gehaltsabrechnung – Pflicht für Arbeitgeber
Gehaltsabrechnung Pflicht für Arbeitgeber

Die Gehaltsabrechnung ist Pflicht für Arbeitgeber

Der Gesetzgeber hat in der Gewerbeordnung festgelegt, dass eine Gehaltsabrechnung in Papierform generell Pflicht für Arbeitgeber ist. In § 108 Gewerbeordnung heißt es:

„Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. (…) Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.“

Daraus ergibt sich folgende Situation: Mitarbeiter haben einen Anspruch auf eine Gehaltsabrechnung. Sie müssen für einen Mitarbeiter, dem Sie gleichbleibenden Lohn oder gleichbleibendes Gehalt bezahlen, die erste Abrechnung erstellen. Ändert sich an den Angaben nichts, dann müssen sie in den Folgemonaten nicht mehr abrechnen. Doch Vorsicht! Der Begriff Angaben umfasst nicht nur die Lohnbestandteile, die Sie vertraglich mit ihm vereinbart haben.

Es geht auch um die Abzüge, die den Arbeitnehmer betreffen. Ändert sich zum Beispiel der Beitragssatz der Krankenkasse, müssen Sie in dem entsprechenden Monat eine neue Abrechnung erstellen und dem betreffenden Arbeitnehmer aushändigen.

Gehaltsabrechnung: Pflicht auch für Mitarbeiter auf Stundenlohnbasis

Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens hat einen in der Gewerbeordnung festgelegten Anspruch auf eine Gehaltsabrechnung. Somit besteht die Pflicht für Arbeitgeber, eine Lohnabrechnung zu erstellen, auch bei Minijobs sowie anderen Arbeitsverhältnissen auf Stundelohnbasis.

Der Anspruch auf eine Gehaltsabrechnung, auch Entgeltabrechnung genannt, ist Bestandteil des Lohnanspruchs für Arbeitnehmer. Bei Zahlung des Arbeitslohns ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Abrechnung in schriftlicher Form zu erteilen. So können Arbeitnehmer die Abrechnung auf Richtigkeit überprüfen.

Anspruch auf Gehaltsabrechnung bei Minijob

Anspruch auf Gehaltsabrechnung – Nutzen für Arbeitnehmer

Mitarbeiter haben Anspruch auf eine Gehaltsabrechnung mit Angaben zum Abrechnungszeitraum und zur Zusammensetzung des Gehalts. Sie erfahren durch die Lohnabrechnung, wie sich ihr Brutto-Gehalt vom Netto-Gehalt unterscheidet. Arbeitnehmer benötigen die Gehaltsabrechnung außerdem für ihre Steuererklärung.

Darüber hinaus dient die Entgeltabrechnung als Nachweis ihrer Liquidität. Beispielsweise bei Abschluss eines Mietvertrags oder dem Erwerb einer Immobilie.

Der Arbeitgeber muss jedoch nicht bei jeder Gehaltszahlung eine Gehaltsabrechnung ausstellen: Wenn die Angaben seit der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung unverändert sind, ist er zu keiner neuen Gehaltsabrechnung verpflichtet.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter pro Stunde bezahlen, ergibt sich daraus in der Regel jeden Monat eine andere Abrechnung. Für diese Mitarbeiter müssen Sie regelmäßig eine eigene und damit neue Lohnabrechnung erstellen.

Pflicht für Arbeitgeber: Gehaltsabrechnung in der Praxis

Tatsächlich ist es so, dass fast jeder Mitarbeiter seine monatliche Abrechnung im Briefkasten oder in seinem Mailaccount erwartet. Im Grunde ist es absolut unüblich, keine monatliche Lohnabrechnung zu verschicken, auch wenn eine monatliche Gehaltsabrechnung rein gesetzlich keine Pflicht ist. Praktiker empfehlen aus der Erfahrung heraus, einen der beiden folgenden Wege einzuschlagen, damit es nicht zu Missverständnissen und Unmut innerhalb der Belegschaft kommt:

  • Erläutern Sie von Beginn an, dass die Auszahlung Monat für Monat gleich bleibt und deshalb keine monatliche Abrechnung ausgehändigt wird. Vereinbaren Sie zum Beispiel, dass Sie immer zu Beginn eines Jahres eine Abrechnung erstellen und in der Folge nur dann eine Abrechnung an den Arbeitnehmer ausgeben, wenn zum Beispiel Urlaub- oder Weihnachtsgeld ausgezahlt wird oder falls sich weitere relevanten Angaben ändern.
  • Erstellen Sie grundsätzlich eine monatliche Abrechnung und stellen Sie diese per E-Mail zu. Das spart Zeit, Papier, Porto und Rückfragen. Moderne Abrechnungssoftware schickt die Unterlagen automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Mitarbeiters.

Die vorgeschriebenen Bestandteile der Gehaltsabrechnung

Arbeitgeber haben die Pflicht, die Gehaltsabrechnung so zu erstellen, dass der Arbeitnehmer sie nachvollziehen und verstehen kann. Daher müssen folgende Elemente auf jeden Fall enthalten sein:

  • Abrechnungszeitraum

  • Name und Anschrift des Mitarbeiters

  • Anzahl der steuerlich zu berücksichtigenden Kinder

  • Steuerklasse des Arbeitnehmers

  • Konfession

  • zu berücksichtigende Freibeträge

  • Höhe des Bruttolohns

  • falls Zulagen für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit gezahlt werden, deren Art und Höhe

  • Art und Höhe weiterer Zulagen oder Abschlagszahlungen, dies können beispielsweise Weihnachts- oder Urlaubsgeld sein

  • eine detaillierte Aufstellung der Art und Höhe aller einbehaltenen Abzüge

  • die Höhe des auszubezahlenden Nettolohns

Über diese vorgeschriebenen Angaben hinaus, kann die Lohnabrechnung weitere Aspekte enthalten.

Zulagen und Zuschläge können Besteuerung und Sozialversicherungsabgaben beeinflussen

Zulagen haben Einfluss auf die Besteuerung. Einige Zulagen und Zuschläge sind steuerfrei, andere nicht oder nur unter bestimmten Bedingungen. Daher ist es wichtig, die Art der Zulagen in der Lohnabrechnung anzugeben.

Grundsätzlich steuerpflichtig sind Lohnzulagen wie Gefahrenzulagen, Erschwernis- oder auch Mehrarbeitszuschläge. Weitere Beispiele für solche Zulagen sind Hitze- oder Wasserzuschläge sowie Schmutzzulagen. Steuerpflichtige Zulagen zählen zum sozialversicherungspflichtigen Entgelt.

Zulagen für Feiertags-, Sonntags- oder Nachtarbeit bilden eine Ausnahme: Diese bleiben bis zu bestimmten Höchstbeträgen steuerfrei.

Zuschläge für die Urlaubszeit sind in vollem Umfang steuerpflichtig. Der Grund: Die im Urlaubsentgelt enthaltenen variablen Bezüge beziehen sich nicht auf tatsächlich geleistete Zuschläge für Feiertags-, Sonntags- oder Nachtarbeit (SFN). Diese Regelung gibt es ebenfalls für während des Mutterschutzes gezahlte Zuschläge und im Falle einer Entgeltfortzahlung.

Gehaltsabrechnung Bestandteile Lohnzulagen

Auch auf die Sozialversicherungsabgaben haben Zuschläge Einfluss: Lohnsteuerfreie SFN-Zuschläge sind zum Gehalt hinzuzurechnen und damit beitragspflichtig, soweit das zugrunde liegende Arbeitsentgelt mehr als 25 Euro pro Stunde beträgt. Es besteht in diesem Fall eine Beitragspflicht zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die gesamten SFN-Zuschläge sind beitragspflichtig in der Seefahrt und in der Unfallversicherung.

Welche Abzüge muss der Arbeitgeber bei der Gehaltsabrechnung einbehalten?

Zwingend vorgeschrieben ist die Einbehaltung der gesetzlichen Abzüge. Darüber hinaus können freiwillige Abzüge, wie beispielsweise Gewerkschaftsbeiträge oder Sparraten im Rahmen der vermögenswirksamen Leistungen, einbehalten werden.

Die gesetzlichen Abzüge

Für alle Arbeitnehmer, die nicht als geringfügig Beschäftigte oder studentische Aushilfen beschäftig werden, sind die folgenden Abgaben zu berechnen und abzuführen:

  • Lohnsteuer gemäß der Steuerklasse des Arbeitnehmers
  • Kirchensteuer, falls der Mitarbeiter einer entsprechenden Konfession angehört
  • Solidaritätszuschlag
  • Beitrag zur Krankenversicherung
  • Zusatzbeitrag der jeweiligen Krankenkasse
  • Beitrag zur Pflegeversicherung
  • Beitrag zur Rentenversicherung

Geringfügig Beschäftigte zahlen keine Steuern, Krankenkassen- und Pflegeversicherungsbeiträge. Theoretisch ist auch bei ihnen ein geringer Beitrag zur Rentenversicherung abzuführen. Sie können sich aber von dieser Rentenversicherungspflicht befreien lassen, was viele Arbeitnehmer auch so vornehmen. Diese Entscheidung muss bei Abschluss des Arbeitsvertrages getroffen werden und ist dann für die gesamte Dauer der Beschäftigung gültig.

Bei studentischen Aushilfen fallen in der Regel keine Sozialabgaben an, diese müssen aber ihr Einkommen versteuern.

Gehaltsabrechnung Arbeitgeber

Gehaltsabrechnung: Arbeitgeber können auf verschiedenen Wegen der Pflicht zur Abrechnung nachkommen

Viele Arbeitgeber scheuen den Aufwand, Gehaltsabrechnungen selbst zu erstellen. Oft sind sie auch hinsichtlich der rechtlichen Vorgaben unsicher. Eine Lösungsmöglichkeit ist es, die Lohnabrechnung von einem externen Dienstleister, wie beispielsweise einem Steuerberater oder einem Buchhaltungsbüro, erstellen zu lassen.

Diese Lösung ist aber unflexibel und langsam, da die gesamte Kommunikation über sämtliche Gehaltsabrechnungen selbst oder zu Fragen der Arbeitnehmer über den Dienstleister laufen müssen. Außerdem fallen dadurch laufend zusätzliche Kosten an.

Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung einer speziellen Software zum Erstellen der Gehaltsabrechnung. Diese Programme sind meist kostenpflichtig und man muss sich auch erst einmal in ein solches einarbeiten. Doch dies ist ein einmaliger Aufwand, der sich lohnt.

Die Lohnprogramme werden durch regelmäßige Updates immer auf dem neuesten Stand der Rechtsprechung und der gesetzlichen Bestimmungen gehalten. Integrierte Assistenten führen den Anwender Schritt für Schritt durch den Abrechnungsprozess.

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