Was ist ein Zeiterfassungssysteme?
In einem Zeiterfassungssystem werden Arbeitsstunden von Angestellten systematisch erfasst. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, Zeiterfassungssystem zu führen. Heute, im digitalen Zeitalter, nutzen Arbeitgeber immer häufiger Softwareprogramme zur Zeiterfassung. So muss der Stundenzettel nicht mehr als blanko Excel-Vorlage und per Hand ausgefüllt und verwaltet werden. Die Fehlerquote reduziert sich enorm, weil vergessene Eintragungen bzw. das Nachtragen der Daten entfallen. Ein Arbeitszeitnachweis unterstützt Arbeitgeber und Arbeitnehmer dennoch gleichermaßen, egal ob dieser digital oder manuell geführt wird. Damit lassen sich zum Beispiel vertraglich vereinbarte Regelarbeitsstunden, aber auch Krankheitstage, Überstunden sowie Urlaub übersichtlich nachverfolgen. Das sichert Transparenz, besonders in Unternehmen, die flexible Arbeitszeiten mit Stundenkonto anbieten. Für Arbeitgeber ist ein sogenannter Stundenzettel außerdem ein relevanter Nachweis, dass die Regeln des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Wenn ein Arbeitgeber einen Stundenzettel oder die Erfassung in einem anderen Zeiterfassungssystem ändert, macht er oder sie sich strafbar.
Arbeitszeitregelung: Wann ist ein Stundennachweis vorgeschrieben?
In Deutschland gibt es keine Pflicht zum Aufzeichnen der Arbeitszeit. Dennoch: Im Arbeitsleben kommt es selten vor, dass Angestellte keine Überstunden leisten. Vor diesem Hintergrund sind nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) Arbeitgeber immer verpflichtet, die erbrachten Arbeitsstunden ihrer Angestellten in Form von Arbeitszeitkonten zu dokumentieren. Verstoßen sie gegen Regelungen des ArbZG, wertet das der Gesetzgeber als Ordnungswidrigkeit und erteilt dementsprechende Strafbescheide. Behörden wie das Gewerbeaufsichtsamt oder die Sozialkasse überwachen die Einhaltung aller relevanter Gesetzesvorgaben, auch jene des Arbeitsschutzgesetzes. Zur Personalzeiterfassung, Abkürzung PZE, sind deshalb Stundenzettel und Co. unverzichtbare Instrumente.
Arbeitsschutzgesetz: Was sind die Regelungen zu den Arbeitszeiten?
Das Arbeitsschutzgesetz tritt für den Schutz und die Gesundheit von Angestellten ein. Folgendes hat der Gesetzgeber darin festgelegt:
- Die tägliche Arbeitszeit für Arbeitnehmer darf maximal acht Stunden betragen. Nur in Ausnahmefällen kann diese auf zehn Stunden verlängert werden, was jedoch einen Zeitausgleich in der Folgezeit voraussetzt. Innerhalb eines halben Jahres dürfen Arbeitnehmer nicht länger als durchschnittlich acht Stunden am Tag arbeiten.
- An Sonn- und Feiertagen dürfen die meisten Berufsgruppen nicht arbeiten. Ausnahme sind Ärzte und Pflegepersonal. Diesen müssen dann jedoch Ersatzruhetage gewähren müssen.
- Die Wochenarbeitszeit darf 48 Stunden nicht überschreiten.
- Angestellte müssen nach sechs Stunden ihrer Arbeit eine Pause von 30 Minuten in Anspruch nehmen. Bei Arbeitszeiten von mehr als neun Stunden täglich dürfen Angestellte 45 Minuten Pause einlegen.
- Nach einem Arbeitstag müssen Mitarbeitende noch mindestens elf Stunden sogenannter Ruhezeit zur Verfügung stehen.
- Der gesetzliche Urlaubsanspruch pro Jahr beträgt vier Wochen.
Stundenzettel bzw. Zeiterfassungssystem: Das sagen Mindestlohngesetz und Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz
Für die Lohnabrechnung-Minijob, also geringfügige Beschäftigung, ist das Führen eines Stundenzettels Pflicht. Hier greifen das Gesetz für den Mindestlohn (MiLoG) § 17 Abs. 1 sowie die Regelwerke des Sozialgesetzbuchs (SGB) IV, § 8 Abs. 1. Zusätzlich besteht eine Pflicht zur Arbeitszeitdokumentation für alle Wirtschaftszweige, die im § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG)gelistet sind. So sind Stundenzettel zum Beispiel im Baugewerbe Pflicht, weil hier erfahrungsgemäß ein erhöhtes Risiko der Schwarzarbeit besteht. Auch für folgende Branchen gilt die gesetzliche Aufzeichnungspflicht:
- Transport-, Logistik- und Speditionsgewerbe
- Messebau, Bau- und Gaststättengewerbe
- Gebäudereinigung
- Personenbeförderungsgewerbe
- Forstwirtschaftliche Betriebe
- Schaustellergewerbe
- Prostitutionsgewerbe
- Unternehmen der Fleischwirtschaft
Tätigkeit in privaten Haushalten
Arbeitgeber, die Minijobber für eine Tätigkeit in privaten Haushalten beschäftigen, vom Stundennachweis geringfügig Beschäftigter ausgenommen. Diese Vorschrift ist ebenfalls im § 17 Abs. 1 des Gesetzes für den Mindestlohn (MiLoG) geregelt.
Wie sieht eine korrekte Stundenzettel-Vorlage aus?
Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Mitarbeitenden Stundenzettel, z. B. in Form von simplen Formularen oder als ausgedruckte Excel-Vorlagen zur Verfügung zu stellen. Darin müssen Angestellte den Beginn, die Dauer und das Ende der täglichen Arbeitszeit eintragen und den Beleg wieder abgeben. Arbeitszeitnachweise im Excel-Format sind vorteilhaft, weil sich hier die Zeiten automatisch ausrechnen lassen. Übrigens: Stundenzettel müssen von Mitarbeitenden nicht zwangsläufig unterschrieben werden. Es erleichtert allerdings im Zweifelsfall den Nachweis tatsächlich geleisteter Arbeitszeit. Das Führen von Stundenzetteln und Co. gilt stets als Mehrarbeit und muss vom Unternehmen honoriert werden – entweder in Form bezahlter Überstunden oder als Freizeitausgleich.
Wenn sich Arbeitergeber selbst nicht die Mühe eines eigenen Formatentwurfs für den Stundenzettel machen möchten, können sie im Internet kostenlose Angebote zum Ausdrucken einer Stundenzettel-Vorlage nutzen. Häufig ergänzen Arbeitgeber auf Mustern von Stundenzetteln in Papierform oder am Rechner folgende Angaben:
- Geburtsdatum
- Name
- Anschrift
- Personalnummer
- Projekt, für das der oder die Angestellte auswärts tätig war
- Tätigkeitsbeschreibung bei handwerklichen Leistungen
- Tagesdatum
- Pausenzeit
Software-Programme als Form der Entlastung
Software-Programme zur Zeiterfassung sind heute für viele Arbeitsmodelle eine große Erleichterung. Sie stellen digitale, automatisierte Vorlagen zur Verfügung. Das vereinfacht die interne Weiterverarbeitung und die Verwaltung der Stundenzettel. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, ihren Mitarbeitenden Kopien des Stundenzettels oder gar das Original auszuhändigen. Laut Bundesdatenschutzgesetz haben Arbeitnehmer jedoch Auskunftsrechte über alle Daten, die sie persönlich betreffen. Auch das Betriebsverfassungsgesetz (§ 83 Abs. 1) sieht vor, dass Angestellten Einsicht in die Personalakte und somit auch in die persönlichen Arbeitszeiten gewährt werden muss.
Stundenzettel: Wichtiger Kontrollnachweis
Ein Stundenzettel ist ein wesentliches Dokument und in vielerlei Hinsicht, sowohl für Behörden als auch für Arbeitgeber und Mitarbeitende, von großem Nutzen. Das sind die Vorteile:
- Ein Stundenzettel dokumentiert Arbeitsstunden und hilft Lohn und Gehälter richtig zu berechnen.
- Kunden, die eine fehlerhafte Rechnung monieren, können mithilfe eines Stundenzettels über den geleisteten Aufwand vom Gegenteil überzeugt werden. So lassen sich Rechtsstreitigkeiten vermeiden.
- Finanzbehörden können mithilfe des Stundenzettels Schwarzarbeit kontrollieren, und dabei feststellen, ob Arbeitgeber Mitarbeitenden den vorgeschriebenen Mindestlohn verrechnen. Arbeitszeitnachweise sind jederzeit vorzulegen. Stundenzettel sind hierfür die einfachste Form des Belegs.
- Wer zum Beispiel Fahndern vom Zoll einen korrekten Stundennachweis vorlegen kann, der geht häufig unangenehmen Betriebsprüfung aus dem Weg.
Methoden zur Zeiterfassung
Wenn es um Arbeitszeit geht, sind Arbeitgeber häufig in der Bringpflicht, um sich gesetzeskonform zu verhalten und Bußgelder zu vermeiden. Dabei sind die unterschiedlichsten Methoden zur Dokumentation geleisteter Arbeitsstunden in Unternehmen geläufig. Hier eine Übersicht:
- Das manuelle Eintragen der Arbeitszeit in ein spezielles Formular in Papierform ist die einfachste Art der Dokumentation durch Angestellte z. B. im Außendienst. Allerdings geht das für beide Seiten mit einem relativ hohen Verwaltungsaufwand einher, denn die Daten müssen firmenintern nochmals erfasst werden bzw. die Formulare zwei Jahre aufbewahrt werden.
- In kleinen Firmen gibt es auch noch die mechanischen Stechuhren für das Festhalten der Arbeitszeiten auf einer Art Stempelkarte. Zur Auswertung müssen die die Mitarbeitenden jene Karten zum Beispiel in der Lohnbuchhaltung oder im Personalbüro abgeben. Viele Firmen nutzen deshalb die digitalisierte Variante und verteilen Chips an die Mitarbeitenden, die an einem Terminal zur Zeiterfassung vorgehalten werden.
- Ein Stundenzettel kann auch digital am Rechner geführt werden. Die Gefahr, dass Arbeitgeber oder Arbeitnehmer den Stundenzettel nachträglich ändern, ist hier sehr hoch.
- In Zeiten der Digitalisierung wählen Firmen immer häufiger komfortable Softwarelösungen für eine moderne Zeiterfassung. Anstelle von Stundenzetteln können online mithilfe von Clouds und mobilen Apps Daten jederzeit an jedem Ort erfasst, ausgewertet und verwaltet werden. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat zu diesem Zweck sogar eine kostenfreie App namens „Einfach erfasst“ entwickeln lassen.
Fazit zur Arbeitszeiterfassung
Arbeitgeber sind relativ frei in der Wahl ihrer Methode bzw. Wege, wie sie Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeitenden korrekt und übersichtlich erfassen möchten. Trotzdem ist es sinnvoll, Vor- und Nachteile der diversen Optionen gegeneinander abzuwägen. Manuell geführte Stundenzettel verführen mitunter zu Manipulationen. Intelligente Software-Systeme eignen sich dagegen nicht für alle Bereiche und Branchen. Die wesentlichen Faktoren eines Zeiterfassungssystems sind immer Transparenz und Übersichtlichkeit, auch für die Lohnverrechnung. Deshalb sollte jedes Unternehmen folgende Überlegungen anstellen:
- Wie sieht das Arbeitszeitmodell aus? Handelt es sich um Zeiterfassung für einen Schichtdienst, Auftragsarbeiten oder um Kundenservice, dann braucht es genaue Datenerhebung zu diversen Kernzeiten der Tätigkeit. Hier machen digitale Lösungen Sinn.
- Wie groß ist das Unternehmen? Die Arbeitsstunden großer Mitarbeiterzahlen müssen auf andere Weise dokumentiert werden als das in kleinen Firmen der Fall ist. Letztere kommen häufig auch mit analogen Stundenzetteln zurecht.
Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) soll die Erfassung von Arbeitszeit künftig auf allen Ebenen geregelt werden. Hierfür sollen sich Arbeitgeber europaweit verpflichten, ein objektives und transparentes Zeiterfassungssystem zu etablieren. Wie genau die Vorgehensweise aussehen soll, bleibt noch abzuwarten. Auch hier werden nach Einschätzung von Experten wohl wieder Ausnahmen für bestimmte Arbeitsbereiche Anwendung finden.
Zeiterfassungssystem – Alles Wichtige auf einen Blick
- Ein Zeiterfassungssystem erfasst die Arbeitszeiten von Arbeitnehmer.
- Heutzutage werden hierfür überwiegend Softwareprogramme verwendet: Diese sind digital, automatisiert und reduzieren die Fehlerquote bei der Erfassung.
- Die Änderung eines Stundenzettels ist strafbar.
- Es besteht keine Pflicht Arbeitsstunden aufzuzeichnen. Dennoch müssen Arbeitgeber die Arbeitsstunden der Angestellten in Form von Arbeitszeitkonten dokumentieren.