Lohnabrechnungsprogramm
Vorteile und Funktionen

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit einer Software zu erstellen, hat viele Vorteile – besonders für Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU). Anfangs mag es vielleicht etwas kompliziert erscheinen, doch mit einem Lohnabrechnungsprogramm wirst du schnell mit dem Thema vertraut. Die komplizierten Aufgaben nimmt es dir quasi vollständig ab. So ist sichergestellt, dass du alles richtig machst, ohne viel Zeit zu investieren. Erfahre in diesem Beitrag, welche Vorteile dir der Einsatz eines Lohnprogramms bietet und welche Funktionen eine gute Software enthalten sollte.

Warum ein Lohnprogramm einsetzen?

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, ist gesetzlich dazu verpflichtet, für diese entsprechend Entgeltabrechnungen zu erstellen. Du hast zwei Möglichkeiten, dieser Pflicht gerecht zu werden: Du lagerst die Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister aus oder du erstellst die Lohnabrechnungen mit einer speziellen Software selbst.

Das Auslagern an Ihren Steuerberater oder an ein Lohnbüro bietet den Vorteil, dass du dich nicht selbst um diese Aufgabe kümmern musst. Allerdings hat das auch seinen Preis: Es fallen nicht nur Kosten für jede Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung an. Auch die Anlage neuer Mitarbeitender oder das Erstellen von Auswertungen wird berechnet. Wäge also gut ab, ob die Kosten in deinem Budget liegen.

Weitaus kostengünstiger ist es, wenn du die Lohnbuchhaltung mithilfe eines modernen Lohnabrechnungsprogramms erstellst. Entscheidest du dich für diese Variante, profitierst du gleich von mehreren Vorteilen.

Die wichtigsten Vorteile einer Lohnabrechnungssoftware im Überblick

• Du sparst die Kosten für einen externen Dienstleister ein. Die jährlichen Kosten für die Nutzung eines Lohnprogramms sind weitaus günstiger.
  
• Die Lohnbuchhaltung ist schnell erledigt, da die Software dir die komplexen Aufgaben erleichtert und dich Schritt für Schritt durch die Entgeltabrechnungen führt. Auch alle nötigen Werte, wie z. B. Steuerabzüge oder Sozialversicherungsbeiträge, berechnet das Lohnabrechnungsprogramm automatisch.
  
• Du kannst sicher sein, dass du korrekte Entgeltabrechnungen erstellst. Denn ein gutes Lohnprogramm ist immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und berücksichtigt daher alle aktuellen Vorgaben.
  
• Da du die Personaldaten in der Lohnsoftware verwaltest, hast du alle Daten immer griffbereit und kannst diese bei Bedarf auch schnell selbst ändern. So sparst du dir den Umweg über ein Lohnbüro oder den Steuerberater. Auch die Fragen deiner Mitarbeitenden rund um das Thema Lohn und Gehalt kannst du direkt beantworten und trittst als kompetenter Arbeitgeber auf.
  
• Du siehst auf einen Blick, welche Kosten für deine Mitarbeitenden anfallen.
  
• Du verschickst mit einem Klick alle Meldungen an die Sozialversicherungsträger sowie alle nötigen Daten und Lohnsteuerbescheinigungen ans Finanzamt.
  
• Die Lohnbuchhaltungs-Daten können automatisch in Ihre Finanzbuchhaltungs-Software übertragen werden.
  

Welche Funktionen sollte ein Lohnabrechnungsprogramm bieten?

Ein Lohnprogramm soll dich bei allen Aufgaben der Lohnbuchhaltung optimal unterstützen, damit diese schnell vom Tisch sind. Daher ist es wichtig, dass es die dafür nötigen Funktionen enthält.

Grundvoraussetzung ist eine leichte Bedienung. Eine gute Lohnabrechnungssoftware führt dich schrittweise durch die gesamten Eingaben, die für die Erstellung korrekter und vollständiger Entgeltabrechnungen nötig sind. Fehler sind somit so gut wie ausgeschlossen. Achte darauf, dass folgende Funktionen integriert sind:

• Stammdatenverwaltung
• Elektronisches Meldewesen
• GKV-Zertifikat
• Berücksichtigung von Zuschlägen und Zusatzzahlungen
• Abrechnung sämtlicher Lohnarten und Sonderfälle
• Berichte und Auswertungen
• Integriertes Online-Banking
• Bereitstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeiter
• Unterstützung bei der Betriebsprüfung

Stammdatenverwaltung

Die Basis für die Erstellung der Entgeltabrechnung sind die Stammdaten. Nur wenn diese vorliegen, kannst du die Abrechnungen korrekt und vollständig erledigen. Daher muss es mit dem Lohnabrechnungsprogramm möglich sein, alle nötigen Daten zu verwalten, wie z. B. die Mitarbeiter- und Krankenkassendaten. Eine moderne Software ist in der Regel so eingerichtet, dass die Daten nur einmal eingegeben werden müssen, um dann automatisch in allen relevanten Programmbereichen zur Verfügung zu stehen.

Elektronisches Meldewesen

Damit alle Abgaben pünktlich entrichtet werden, müssen jeden Monat Meldungen und Beitragsnachweise an die Sozialversicherungsträger und an das Finanzamt geschickt werden. Auch bei diesen Vorgängen erhälst du nützliche Unterstützung durch eine Lohnsoftware wie z. B. Lexware lohn+gehalt. Denn sie enthält ein dakota-Tool, mit dem die SV-Meldungen per Klick elektronisch übermittelt werden. Dank der integrierten ELSTER-Schnittstelle bist du in der Lage, die Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen aus dem Programm heraus an dein Finanzamt zu versenden.

Ein weiteres Plus: Die Lohnabrechnungssoftware erstellt die Meldungen automatisch, sodass du nur noch auf den Knopf drücken musst. Eine Erinnerungsfunktion weist dich auf den Versand hin, wenn der Termin für die Abgabe der Meldungen herangerückt ist. So ist es leicht, alle wichtigen Fristen einzuhalten.

Kurz: Du solltest mit deinem Lohnprogramm in der Lage sein, folgende Meldungen und Angaben per Klick zu übermitteln:

• Beitragsnachweise, Beitragserhebungen für Versorgungswerke und Meldungen an die Sozialversicherungsträger inklusive der Anmeldung für Mehrfachbeschäftigungen
• Lohnsteuerbescheinigungen und Lohnsteueranmeldungen per integriertem ELSTER-Modul (Elektronische Steuererklärung)
• Elektronische Erstattungsanträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (Umlage U1 bei Krankheit und U2 bei Mutterschaft)
• Anmeldung von Mitarbeiter und Übermittlung der Lohnsteuerdaten über ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)
• Bescheinigungen für Mutterschutz, Krankengeld und Krankengeld bei Erkrankung eines Kindes

GKV-Zertifikat

Besonders wichtig ist, dass Ihr Lohnprogramm ein GKV-Zertifikat vorweisen kann. Der Grund: Das Zertifikat bestätigt Ihnen, dass die Software von den gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) zertifiziert wurde und somit alle Meldungen korrekt an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden.

Berücksichtigung von Zuschlägen und Zusatzzahlungen

Ebenfalls wichtig für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind Sonderleistungen, die du deinen Mitarbeitenden gewährst, wie beispielsweise:

• Einmalzahlungen wie das Weihnachts- und Urlaubsgeld
• steuerfreie Zuschläge wie z. B. für Feiertags- und Sonntagsarbeit
• geldwerte Vorteile durch Firmenwagen oder Entgeltumwandlungen

Eine gute Software für die Lohnabrechnung bearbeitet diese ebenfalls schnell und korrekt. Dadurch bist du in der Lage, mit deinen Mitarbeitenden individuelle Vereinbarungen zu treffen und so deren Motivation zu steigern.

Zum Funktionsumfang einer modernen Lohnabrechnungssoftware gehören außerdem:

• Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall und im Fall des Mutterschutzes
• Entgeltkürzungen aus verschiedenen Gründen
• betriebliche Altersvorsorge
• der Umgang mit Lohnpfändungen

Abrechnung sämtlicher Lohnarten und Sonderfällen

Für dich als Arbeitgeber ist es wichtig, dass du mit dem Lohnabrechnungsprogramm sämtliche Lohnarten und Sonderfälle abrechnen kannst. Denn es macht bei der Erstellung der Lohnabrechnung einen Unterschied, ob ein Mitarbeiter: ein festes monatliches Gehalt bekommt, für die Anzahl der geleisteten Stunden einen schwankenden Lohn erhält oder z. B. als Minijobber angemeldet ist. Für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer gelten nämlich andere Regeln als für Minijobber oder Geringverdiener.

Mit einem guten Lohnprogramm kannst du alle gängigen Lohnarten und Sonderfälle abrechnen, sodass du für alle Eventualitäten gerüstet bist:

• Stunden- und Monatslöhne sowie Festbezüge
• Kurzarbeit
• Minijobs
• Gleitzone im Niedriglohnbereich
• Geringverdiener, wie z. B. studentische Aushilfskräfte
• Mehrfachbeschäftigte
• Praktikanten

Berichte und Auswertungen

Wie hoch sind die Kosten pro Mitarbeiter, die monatlich anfallen? Wie viele Zahlungen müssen im aktuellen Monat an welchen Mitarbeiter geleistet werden? Wie viele Arbeitsstunden haben Ihre Mitarbeiter im letzten oder aktuellen Monat geleistet? Ein modernes Lohnabrechnungsprogramm bietet vielfältige Auswertungen und Berichte, wie beispielweise:

• Lohnjournal
• Lohnkonten
• Zahlungs- und Buchungslisten

Integriertes Online-Banking

Ein zuverlässiges Lohnbuchhaltungsprogramm bietet ein integriertes Online-Banking. Damit sparst du viel Zeit, denn du überweist die Löhne und Gehälter sowie weitere Zahlungen direkt in der Software.

Bereitstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeiter

Eine weitere wichtige Funktion: Du solltest die Möglichkeit haben, die Entgeltbescheinigungen direkt aus dem Programm heraus zu drucken, um sie den Mitarbeitenden anschließend zur Verfügung zu stellen. Noch schneller und unkomplizierter funktioniert der verschlüsselte elektronische Versand an die Mitarbeitenden, wie z. B. per E-Mail oder Abholfunktion.

Unterstützung bei der Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung. Damit du jeder Prüfung ganz gelassen entgegensehen kannst, bieten moderne Lohnprogramme wie die Software-Lösungen von Lexware eine Funktion an, mit der du die nötigen Unterlagen in Sekunden zusammenstellen kannst. Achte daher auf eine solche Möglichkeit. Du sparst damit viel Zeit und Nerven.

Buchhaltung einfach sicher

Hilfreiches Wissen zu den Themen Buchhaltung, BWL, Steuern und Finanzen

Als selbstständige Unternehmerin oder selbstständiger Unternehmer musst du dich stets mit verschiedensten Themen auseinandersetzen, um deinen Geschäftserfolg auch langfristig zu sichern. Erfahre hier alles rund um die Themen Buchhaltung, BWL, Steuern und Finanzen.

mehr erfahren

Sind Lohnprogramme für Kleinbetriebe und mittlere Unternehmen geeignet?

Vor allem kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ist das Auslagern der Lohnabrechnung an einen Steuerberater oder ein Lohnbüro meist zu teuer. Daher entscheiden sie sich für die kostengünstigere Alternative und setzen eine Lohnbuchhaltungssoftware ein. Eine gute Entscheidung, denn moderne Lohnabrechnungsprogramme wie die von Lexware erleichtern die komplexe Aufgabe um ein Vielfaches. Das heißt, spezielle Fachkenntnisse sind nicht nötig. Es reicht, wenn du dich mit den wichtigsten Grundbegriffen vertraut machst. Den Rest übernimmt das Entgeltabrechnungsprogramm.

Zudem gibt es heute Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Unternehmensgrößen abgestimmt sind. Ein optimales Lohnabrechnungsprogramm für Kleinbetriebe ist beispielsweise Lexware Office Lohn & Gehalt.
Lexware bietet aber auch Lösungen an, die für mittlere Betriebe perfekt geeignet sind, wie z. B. Lexware lohn+gehalt pro. Damit lassen sich bis zu 200 Mitarbeiter abrechnen. Außerdem kann die Software im Netzwerk installiert werden, so dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig darin arbeiten können.

On-Premise vs. Cloud: Welche Lösung passt zu Ihnen?

In der Vergangenheit wurden Lohnabrechnungsprogramme ausschließlich als On-Premise- bzw. Desktop-Lösung angeboten. Darunter versteht man eine Software, die unternehmensintern auf einem Rechner oder bei Netzwerkinstallationen auf mehreren Rechnern installiert wird. Heute gibt es auch immer mehr Cloud-Lösungen. Damit haben Unternehmen die Möglichkeit, die Lohnabrechnung online zu erstellen.

Welche Art von Software für die Lohnbuchhaltung deines Unternehmens am besten geeignet ist, hängt von deinen individuellen Anforderungen ab. Um Ihnen die Entscheidung leichter zu machen, finde hier die Unterschiede von On-Premise vs. Cloud im Vergleich:

Wenn du unabhängig von externen Providern sein möchtest und die sensiblen Mitarbeitendendaten lieber intern verwalten willst, kommt eine On-Premise-Lösung für dich infrage. Ist es dir wichtig, dass du auch mobil völlig flexibel auf dein Lohnabrechnungsprogramm zugreifen kannst? Dann ist für dich eine Cloud-Lösung besser geeignet.