Was ist Gleitzeit?
Die wichtigste Botschaft zum Thema gleitende Arbeitszeit ist, dass Arbeitnehmer ihre vertraglich festgelegte Tätigkeit im Unternehmen nicht immer zur gleichen Uhrzeit starten müssen. Sogenannte Gleitzeitmodelle kennen keine fixen Regelungen, die den täglichen Arbeitsbeginn zum Beispiel auf Punkt 8 Uhr festlegen. Mitarbeitende haben stattdessen ein bestimmtes Zeitfenster zur Verfügung, innerhalb dessen sie sich am Arbeitsplatz einfinden beziehungsweise nach Hause verabschieden können. Die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit von z. B. acht Stunden bleibt davon unberührt.
Bieten Arbeitgeber zum Beispiel per Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag das Recht auf Gleitzeit an, profitieren Mitarbeitende von einem flexibleren Zeitmanagement und können beispielsweise tagsüber wichtige Privattermine wahrzunehmen. Eine Gleitzeitregelung beendet somit den Zwang zu einer zeitlich starren Arbeitspflicht. Dennoch gibt es häufig eine sogenannte Kernarbeitszeit bei Gleitzeit, innerhalb derer Anwesenheitspflicht trotz Gleitzeit besteht. Die Option auf Gleitzeit betrifft in der Regel nur Beginn und Ende der Arbeitszeiten.
Gleitzeit zu arbeiten macht in Firmen nicht überall Sinn: in der Lohnbuchhaltung oder im Sekretariat ist das Prinzip der Gleitzeit beziehungsweise der Arbeitszeitverteilung oft zu finden, doch im Schichtbetrieb von Produktion, im Einzelhandel oder im Vertrieb stehen der Einführung von Gleitzeit oftmals starre Produktionsprozesse, Öffnungszeiten oder die verlässliche Erreichbarkeit für Kunden entgegen.
Gleitzeit: Altbewährtes im digitalen Zeitalter
Flexibel zu arbeiten wissen nicht nur Langschläfer zu schätzen, denn es fördert auch die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Arbeitsprozesse und -inhalte stellen in der freien Wirtschaft heute große Herausforderungen an das Zeitmanagement von Arbeitnehmer. Um mit Veränderungen und Pensum besser umzugehen, hat sich hier „das gute alte Gleitzeitmodell“ bewährt. Erfahrungsgemäß steigern smarte Arbeitszeiten die Motivation von Angestellten und Beamten gleichermaßen und tragen dazu bei, Arbeitsspitzen abzufangen. In bestimmten Tätigkeiten bringt Gleitzeit sogar längere Ansprechzeiten für Kunden oder Bürger mit sich.
Das Konzept der Gleitzeit ist keine Neuerfindung, es gibt sie in Deutschland seit den 60er Jahren. Gerade in Zeiten der Globalisierung und Digitalisierung präsentiert sich Gleitzeit als zeitgemäß und lässt sich in vielen Branchen und Geschäftsmodellen umsetzen. Modernes Arbeitszeitrecht, das Betriebsverfassungsgesetz, aber auch das Bundesbeamtengesetz unterstützen die Einführung von Gleitzeit beispielsweise in folgenden Bereichen:
- Hochschulen
- Verlage
- Forschungsinstitute
- Verwaltungen
- Öffentlicher Dienst
- Behörden
- Unternehmen der Privatwirtschaft
Kernzeit und Gleitzeit
Betriebe, die eine Vereinbarung zur sogenannten Kernarbeitszeit zum Beispiel von 10 Uhr bis 15 Uhr festlegen, gewähren im Gegenzug morgens und abends jeweils eine Gleitzeitspanne. Letztere werden von Mitarbeitenden frei gestaltet. Sie können selbst entscheiden, wann sie innerhalb der Gleitzeitfenster kommen und gehen möchten. Zur Kernzeit müssen sie jedoch präsent sein und insgesamt ihre vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit im Rahmen der Höchstarbeitsgrenze leisten. Hier kommt ein modernes Zeiterfassungssystem ins Spiel. Es hilft Unternehmen selbst mit großem Personalstamm, den Überblick zu behalten. Durch digitale Technologie wird den Angestellten 1zu1 die tägliche Sollarbeitszeit angezeigt. Geräte zur Zeiterfassung bzw. deren Software veranschaulichen in Form eines Ampelkontos die individuellen Arbeitszeiten. Arbeitgeber können folglich mithilfe eines Gleitzeitkontos das Gleitzeitguthaben oder die Minusstunden überprüfen.
Gleitzeit ohne Kernarbeitszeit: Was ist damit gemeint?
Gleitzeit ohne Kernarbeitszeit ist besonders flexibel und stellt eine Ergänzung zur klassischen Gleitzeit dar. Wesentlich ist, dass bei dieser Variante die Kernarbeitszeit wegfällt, in der Mitarbeitende definitiv anwesend sein müssen. Unternehmer legen stattdessen Betriebszeiten fest, zu denen Mitarbeitende ihre Arbeit leisten können. Letztere entscheiden im Normalfall selbst über Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit. Hier gilt: Angestellte, die Vollzeit arbeiten, sind z. B. zwischen 10 und 14 Uhr automatisch präsent. Gleitzeit bei Teilzeit heißt in diesem Kontext, dass Mitarbeitende – anders als bei Teilzeit mit Kernarbeitszeit – auch ab dem frühen Morgen oder sogar noch spät abends im Unternehmen ihrer Tätigkeit nachgehen dürfen. Wenn ein Betriebsrat vorhanden ist, muss dieser laut Betriebsverfassungsgesetz von Arbeitgebern zum Thema Gleitzeit gehört werden. Seine Vertreter können von ihrem Mitbestimmungsrecht Gebrauch machen. Dieses Modell wird gerne in Arbeitsbereichen umgesetzt, in denen Angestellte relativ selbstbestimmt arbeiten und auf wenig Input von Kollegen oder Kunden angewiesen sind.
Anspruch auf Gleitzeit bei Krankheitsvertretung
Ausnahmen bestätigen die Regel, denn wenn es betriebliche Abläufe erfordern und zum Beispiel ein Kolleg oder Kollegin krank ist, kann dessen Vertretung den Anspruch auf Gleitzeit hinfällig machen. In solchen Fällen gehen die Arbeitsleistung, also wichtige Aufträge oder Kundentermine vor.
Gleittage als beliebte Variante
In der freien Wirtschaft ist Gleitzeit eine beliebte Methode, Arbeitszeit flexibler zu gestalten. Je nach Arbeitsvertrag oder Dienstvereinbarung haben Mitarbeitende bei Überstunden die Option, diese in Form von Freizeit auszugleichen. Das kann so aussehen, dass diese ihr Arbeitszeitguthaben nutzen, um z. B. die tägliche Arbeitszeit etwas zu verkürzen. Doch es ist auch legitim, ganze Gleittage zu nehmen, um beispielsweise einen größeren Überhang an Plusstunden als Gleitzeitausgleich zu beanspruchen. In großen Firmen regelt das die Betriebsvereinbarung zwischen Unternehmern und Mitarbeitenden. In jedem Fall muss der Wunsch nach Gleittagen vorher besprochen und vom Vorgesetzten genehmigt werden. Sind aus betriebsinternen Gründen Gleittage nicht umsetzbar, weil zum Beispiel der Krankenstand in der Abteilung gerade zu hoch ist, dann sind Überstunden, auch positiver Gleitzeitsaldo genannt, in der Regel von Arbeitgebern finanziell zu vergüten.
Grenzen für Gleitzeitguthaben
Manche Regelungen zur Gleitzeit in Unternehmen sehen eine Grenze für das Gleitzeitguthaben vor. Diese sogenannte Kappung kann auf vielfältige Weise umgesetzt werden. Entweder begrenzen Firmenchefs täglich anzurechnende Plusstunden auf eine bestimmte Anzahl oder sie bestimmen, dass nur eine konkrete Überstundenmenge in den nächsten Monat oder in das nächste Jahr mitgenommen werden darf. Demnach würden alle Überstunden, die darüber hinaus geleistet werden, gekappt und nicht dem Gleitzeitkonto gutgeschrieben.
Im Gegenzug müssen Unternehmer ihrer Vergütungspflicht von Mehrarbeit nachkommen. Vor allem dann, wenn diese von ihnen angeordnet oder wissentlich geduldet wurde. Arbeitnehmer sollten deshalb ihre geleistete Mehrarbeit dokumentieren und Datum, Uhrzeiten sowie Arbeitsstunden genau festhalten. Ebenfalls notieren sollten sie, wer die Mehrarbeit angeordnet hat. So sind sie stets in der Lage ihre Gleitzeit zu berechnen und notfalls die Vergütung von Überstunden einzufordern.
Was ist eine Rahmenarbeitszeit?
Der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD), genauer gesagt der § 6 Abs. 7, ermöglicht den Betriebsparteien, zwischen 6 Uhr und 20 Uhr eine tägliche Rahmenarbeitszeit von bis zu zwölf Stunden einzurichten. Mehrarbeit, die innerhalb dieser Zeit geleistet wird, gilt per Definition nicht als Überstunde. Überstunden entstehen nur außerhalb der Rahmenarbeitszeit.
Eine Rahmenarbeitszeit erweitert jedoch nicht die Arbeitspflicht über die tariflich vereinbarten Wochenstunden hinaus. Die durchschnittliche Wochenarbeitszeit muss lediglich innerhalb eines einjährigen Ausgleichszeitraumes nachgewiesen werden. Das ist der Grund, weshalb Arbeitgeber bei Vereinbarung einer Rahmenarbeitszeit Arbeitszeitkonten führen müssen. Findet in dieser Zeit kein Ausgleich für Überstunden statt, ist jene angeordnete Mehrarbeit mit 100 Prozent des jeweiligen Entgelts abzugelten.
Rahmenarbeitszeit
Rahmenarbeitszeit stellt keinen Gleitzeitrahmen dar, den Arbeitnehmer frei nutzen können, um zum Beispiel außerhalb der Kernzeit zu arbeiten beziehungsweise um Arbeitsbeginn und -ende selbst festzulegen. Eine Rahmenarbeitszeit darf nur durch eine Dienst- oder Betriebsvereinbarung eingeführt werden. In Arbeitsbereichen mit Schichtarbeit oder Wechselschichtarbeit kann sie nach § 6 Abs. 8 TVöD nicht eingeführt werden.
Gleitzeit während der Kurzarbeit?
Die sogenannte Kurzarbeit bezeichnet eine vorübergehende Verkürzung betriebsüblicher Arbeitszeiten und geht einher mit einer Minderung des Arbeitsentgelts für betroffene Arbeitnehmer. Mithilfe von Kurzarbeit versuchen Unternehmen vorübergehende Auftrags- oder Produktionsschwierigkeiten wirtschaftlich zu meistern. Dabei werden bestehende Arbeitszeitregeln ausgesetzt bzw. geändert. Die rechtlichen Grundlagen hierfür regelt das Sozialgesetzbuch III (SGB) in seinen §§ 95 ff. Wichtig ist, dass Unternehmer im Falle von Kurzarbeit prüfen, ob Arbeitszeitguthaben ihrer Belegschaft nach § 96 Abs. 4 S. 3 und 4 SGB III teilweise oder ganz geschützt sind. Liegen die Voraussetzungen dafür nicht vor, müssen Mitarbeitende das Gleitzeitguthaben ihrer Arbeitskonten bei Kurzarbeit vollständig verbrauchen, bevor die Agentur für Arbeit Kurzarbeitergeld zahlt. Folgende Ausnahmen gelten:
- Bei Beschäftigten, die ein Gleitzeitkonto haben, muss nur das Arbeitszeitguthaben nicht verbraucht werden, das über 10 Prozent der Jahresarbeitszeit liegt.
- Außerdem sind Arbeitszeitguthaben geschützt, die länger als ein Jahr vor dem Antrag auf Kurzarbeit bestanden haben. Der Schutz bezieht sich dabei auf den niedrigsten Stand des Guthabens, dass in besagtem Jahr erreicht wurde. Der Rest muss zur Vermeidung von Kurzarbeit mit eingebracht werden.
- Eine Überprüfung der Zeitkontostände erfolgt monatlich.
- Am Ende der Kurzarbeit dürfen keine Zeitkontostände aufgebaut sein.
Gleitzeitregelung und Gleitzeitrahmen
Wenn eine betriebliche Gleitzeitregelung eingeführt ist, müssen Angestellte bei Kurzarbeit nur das Zeitguthaben einbringen, das über den vereinbarten Gleitzeitrahmen liegt. Aber auch in diesem Fall sollen Arbeitgeber nach Weisung der Bundesagentur für Arbeit prüfen, ob das Arbeitnehmer finanziell verkraften können. In vielen Fällen bestimmen Tarifverträge oder betriebliche Vereinbarungen den Gleitzeitrahmen. Wenn eine Betriebsvereinbarung mit Blick auf die optionale Einführung von Kurzarbeit festlegt, dass auch Guthaben aus Gleitzeit abzubauen sind, hat solch eine Regelung Vorrang.
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Gleitzeit: Vor- und Nachteile
Oftmals werden Angestellte oder auch Beamte von Freunden und Co. beneidet, wenn diese am Arbeitsplatz ein Gleitzeitmodell nutzen können. Denn flexible, selbstbestimmte Arbeitszeiten gelten häufig als Gewinn. Doch wie immer im Leben gibt es auch bei Gleitzeit eine Kehrseite. Folgende Vorteile bzw. Nachteile betreffen Arbeitgeber sowie Angestellte:
Was bedeutet das Gleitzeitmodell für Arbeitnehmer?
Das sind die Vorteile:
- Gleitzeit erleichtert es Angestellten, Familie und Beruf in Einklang zu bringen. Optimierte Work-Life-Balance: Denn Gleitzeit erleichtert das Einschieben von wichtigen Privatterminen trotz des beruflichen Pensums.
- Flexible Zeiten: Stoßzeiten auf Autobahnen können so frühmorgens oder am Abend besser vermieden werden.
- Gleitzeitmodelle fördern das Betriebsklima: eine selbstverantwortliche Arbeitszeitgestaltung stärkt die Mitarbeitermotivation und ist vertrauensbildend.
Das sind die Nachteile:
- Angestellte müssen eigenverantwortlich auf ihre Arbeitszeiten achten und den Ausgleich bei Minus- und Plusstunden des Gleitzeitmodells im Auge behalten.
- Disziplin ist nötig, um das eigene Zeitmanagement effizient und zuverlässig zu gestalten und umzusetzen.
- Nicht alle Kollegen aus diversen Abteilungen sind immer erreichbar, wenn es um Rückfragen oder Kooperationen für Projekte geht.
Das Gleitzeitmodell ist nicht für alle Berufe geeignet.
Was bedeutet das Gleitzeitmodell für Arbeitgeber?
Das sind die Vorteile:
- Flexibilität durch Gleitzeit reduziert Fehlzeiten des Personals, die wegen privater Termine zustande kommen.
- Gleitzeitmodelle erhöhen Mitarbeitermotivation und somit die Loyalität dem Unternehmen gegenüber.
- Arbeitszeiten lassen sich optimal an den Bedarf der jeweiligen Abteilungen im Unternehmen anpassen.
Das sind die Nachteile:
- Anschaffungskosten für eine digitale Zeiterfassssung
- Mehr Absprachen mit Mitarbeitenden bzw. Betriebsrat
- Höherer Verwaltungsaufwand
- Gleitzeitmodelle eignen sich nicht für alle Tätigkeiten
Gleitzeit – das Wichtigste in Kürze
- Eine Gleitzeitregelung sorgt in Unternehmen für mehr Flexibilität, das kommt allen Beteiligten – auch der Unternehmensleitung – zugute.
- Häufig bezieht sich Gleitzeit auf den Start am Morgen und das Ende des Arbeitstages. Kernzeiten bleiben beim klassischen Modell für alle fix, so dass Prozesse und Kundenbetreuung gesichert ablaufen.
- Einführung der Gleitzeit bedarf einer schriftlichen Betriebsvereinbarung, dazu muss u.U. die Meinung des Betriebsrats gehört werden.
- Mithilfe von flexiblen Arbeitszeiten reduzieren sich Fehlzeiten des Personals.
- Durch Gleitzeit lässt sich Arbeitszeit nach Bedarf organisieren, was das Veränderungsmanagement von Unternehmen unterstützt.
- Das Arbeitszeitmodell ist nicht für jede Branche bzw. Tätigkeit geeignet.