Lohnabrechnung erstellen
‍Muster für Unternehmer

Unternehmer oder Mitarbeiter, die bisher noch keine oder nur wenig Erfahrung auf dem Gebiet der Lohnabrechnung haben, können zum Einstieg hilfreiche Muster verwenden. Bei uns erfahren Sie leicht verständlich, wie Sie anhand eines Musters die Lohn- und Gehaltsabrechnungen Schritt für Schritt erstellen und was Sie dabei beachten müssen.

Gehaltsabrechnung-Muster als Vorlage nutzen

Eine Lohnabrechnungs-Vorlage ist perfekt geeignet, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Auf diese Weise haben Sie einen guten Anhaltspunkt, welche Pflichtangaben Lohn- und Gehaltsabrechnungen enthalten müssen und wie das Endergebnis aussehen sollte. Besonders für frisch gebackene Unternehmer oder Selbstständige, die bisher allein tätig waren, jetzt aber Mitarbeitende angestellt haben, ist die Lohnabrechnung in der Regel absolutes Neuland. Ein Muster ist genau dann eine enorme Hilfe.

Hier ein Muster aus dem Lohnprogramm Lexware lohn+gehalt für eine Lohnabrechnung am Beispiel eines Angestellten mit einem festen monatlichen Gehalt.

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Gehalts-und Lohnabrechnung nach Muster erstellen

Das Muster zeigt anschaulich: Bei Angestellten mit einem festen monatlichen Gehalt muss das festgelegte Bruttogehalt auf der Entgeltabrechnung stehen. Essenziell für ein Lohnabrechnungsformular sind auch die Beiträge zur Sozialversicherung und Lohnsteuer. Anhand des Lohnabrechnungs-Musters zeigen wir Ihnen, welche Beträge Sie wie berechnen müssen, um eine komplette Entgeltabrechnung zu erstellen.

Bruttolohn bzw. Bruttogehalt

Zur Ermittlung des Bruttogehalts bzw. des Bruttolohns müssen Sie alle Bestandteile addieren, die zur Bemessungsgrundlage notwendig sind. Beim Bruttolohn sind das an erster Stelle die geleisteten Arbeitsstunden multipliziert mit dem vereinbarten Stundenlohn. Beim Bruttogehalt ist es das vertraglich vereinbarte Monatsgehalt. Hinzu kommen weitere mögliche Bruttobestandteile:

• vermögenswirksame Leistungen
  
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  
• geldwerte Vorteile, Sachbezüge
  
• Zahlungen wie Abfindungen oder Prämien
  
• Zuschläge für Feiertage, Wochenenden, Nachtarbeit, Überstunden
  
• Jubiläumszuwendungen
  
• Tantiemen
  

All diese Positionen müssen addiert werden. Als Ergebnis erhalten Sie das entsprechende Bruttogehalt bzw. den entsprechenden Bruttolohn.

Steuerabzüge

Nach Berechnung des Bruttoentgelts wird die Höhe der anfallenden Steuern ermittelt. Auf dem Lohnabrechnungs-Muster sind dementsprechend Felder für die Lohnsteuer, Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag vorgegeben. Hinzu kommen Freibeträge wie zum Beispiel Versorgungsfreibeträge und Altersentlastungsbeträge.

Weitere Positionen, die sich auf lohnsteuerfreie Bezüge beziehen, sind ebenfalls in unserem Lohnabrechnungs-Muster zu finden. Diese lohnsteuerfreien Bezüge müssen aus der Bemessungsgrundlage herausgerechnet werden, da auf diese weder Lohnsteuer noch Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag entfällt.

Nachdem die betreffenden Positionen mit dem Bruttolohn bzw. dem Bruttogehalt verrechnet wurden, ergibt sich die zweite Zwischensumme: das sogenannte steuerpflichtige Entgelt. Anschließend überprüfen Sie, in welcher Höhe Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag anfallen. Hierzu nehmen Sie folgende Tabellen zur Hilfe:

• Für unverheiratete Steuerpflichtige die Einkommensteuer-Grundtabelle
  
• Für verheiratete Steuerpflichtige die Einkommensteuer-Splittingtabelle
  

Sozialversicherungsbeiträge (SV-Beiträge)

Bei den Sozialversicherungen werden dagegen keine Freibeträge verrechnet. Allerdings gibt es einige Bestandteile, die nicht zur Ermittlung der SV-Beiträge herangezogen werden dürfen. Auf dem Lohnabrechnungs-Muster werden die einzelnen Positionen explizit aufgezählt. Am Ende der Rechenkette ergibt sich das sozialversicherungspflichtige Brutto.

Auf dieser Grundlage können nun die Beiträge zur Krankenversicherung, zur Rentenversicherung sowie zur Arbeitslosen- und Pflegeversicherung berechnet werden. Mehr zur Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge lesen Sie hier.

Nettoentgelt und Auszahlungsbetrag

Nun ist noch der Auszahlungsbetrag für den Mitarbeiter zu ermitteln. Im Muster zur Gehaltsabrechnung ist dafür ebenfalls eine bestimmte Rechenkette vorgesehen.

Vom Gesamtbrutto werden Beträge wie Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung abgezogen. Daraus ergibt sich der Nettolohn bzw. das Nettogehalt des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin.
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Doch bei diesem Nettobetrag handelt es sich nicht zwangsläufig auch um den Auszahlungsbetrag. Bevor der Lohn oder das Gehalt an den Mitarbeiter ausgezahlt wird, werden unter Umständen weitere Beträge abgezogen. Hat der oder die Arbeitnehmer zum Beispiel einen Vertrag über vermögenswirksame Leistungen abgeschlossen, wird der entsprechende Betrag vom Nettolohn abgezogen. Der Arbeitgeber überweist diesen direkt an den Vertragspartner. Auch Vorschüsse, Arbeitgeberkredite oder Pfändungen werden vom Nettoentgelt abgezogen und, je nach Fall, an die entsprechenden Stellen überwiesen. Erst wenn alle Abzüge berücksichtigt wurden, erhält man in der Lohn-und Gehaltsabrechnung den Auszahlungsbetrag für den oder die Arbeitnehmer.

Gehaltsabrechnung: Das bedeuten die Abkürzungen

Abkürzungen sind auf jeder Gehaltsabrechnung zu finden. Die Kürzel kennzeichnen dabei die jeweiligen finanziellen Aufwendungen, die je nach Arbeitsverhältnis unterschiedlich ausfallen können. Wir erklären Ihnen, was die einzelnen Abkürzungen auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu bedeuten haben:

Die entsprechenden Gehaltsabrechnungs-Abkürzungen zu kennen, ist eine der Grundlagen, um eine Entgeltabrechnung ordnungsgemäß durchzuführen. In modernen Lohnprogrammen sind die Kürzel jedoch in der Regel hinterlegt.

Mitarbeitende anlegen: Mit Checkliste Daten für die Lohnabrechnung sammeln

Wenn Sie regelmäßig neue Mitarbeitende einstellen, kann es hilfreich und vor allem zeitsparend sein, wenn eine Checkliste zur Verfügung steht, mit der alle erforderlichen Daten der neuen Mitarbeitenden eingeholt werden können. Unsere Checkliste beinhaltet alle notwendigen Grunddaten wie Name und Anschrift, Steuerklasse, Eintrittsdatum, Angaben zu Sozialversicherungen und die zu hinterlegende Bankverbindung für die Auszahlung des monatlichen Gehalts bzw. des Lohns. Ein solches Formular ist ideal, um alle Punkte sukzessive auszufüllen und keine Angabe zu vergessen. Sollte eine Information fehlen, erkennen Sie dies anhand der Checkliste und können die Angaben bei dem Mitarbeiter anfordern.

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Muster für die Lohnabrechnung von Sonderfällen

Es gibt natürlich auch Beschäftigungsverhältnisse, die von jeglichen Abrechnungsstandards abweichen. In diesen Fällen sind herkömmliche Muster zur Lohnabrechnung wenig hilfreich. Bei folgenden Beschäftigungsverhältnissen müssen Sie Besonderheiten berücksichtigen:

• Minijobbern und Midijobbern
• Saisonarbeitskräfte
• Studierende
• Praktikanten

Aus diesem Grund kann es ratsam sein, auf verschiedene Muster zur Gehaltsabrechnung als Vorlage zurückzugreifen.

Auf einem Lohnabrechnungs-Muster für studentische Arbeitskräfte wird zum Beispiel nach der Immatrikulationsbescheinigung gefragt, die angefordert werden muss. Außerdem sind Studierende oft familienversichert. Auch das ist ein wichtiger Aspekt, den Sie für die Abrechnung des Lohns kennen sollten.

Ähnliches gilt für Praktikanten und Schüle, die in der Regel noch sehr jung sind und für die deshalb in Sachen Arbeitsschutz und Urlaub besondere Rahmenbedingungen gelten.

Bei Minijobbern sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet zu überprüfen, ob ein weiteres Arbeitsverhältnis besteht. Nur so kann die Besteuerung korrekt durchgeführt werden.

Vorlage für Minijobber

Lohnabrechnungen für Minijobber weisen im Vergleich zu konventionellen Lohnabrechnungen ein stets gleiches Muster auf. Voraussetzung ist der gesetzlich vorgesehene Maximalbetrag von 450 Euro als Vergütung. Dann ergeben sich zwei Varianten von Lohnabrechnungen für Minijobber in Unternehmen.
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Der Unterschied zwischen den beiden Varianten besteht darin, dass der oder die Beschäftigte wählen kann, ob er oder sie einen Beitrag in Höhe von 3,6 % zur Rentenversicherung leisten oder darauf verzichten möchte. Entscheidet sich der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin dagegen, müssen Sie als Arbeitgeber eine entsprechende Befreiung bei der Minijobzentrale beantragen. Diese kann einem solchen Antrag allerdings jederzeit widersprechen.

Wenn Sie mehrere Minijobber beschäftigen, können Sie anhand dieser Werte tatsächlich schnell eine Muster-Lohnabrechnung erstellen. Ein Beispiel für die Abrechnung eines Minijobbers finden Sie hier:

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Tipp: Lohnabrechnungssoftware berechnet alle Daten automatisch

Für die anfängliche Einarbeitung in die Lohnbuchhaltung sind Lohnabrechnungsbeispiele und -muster perfekt, um sich zurechtzufinden. Auch für etwaige steuerliche oder administrative Änderungen kann es praktisch sein, Lohnabrechnungsvorlagen zur Hand zu haben.
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Grundsätzlich bietet Ihnen ein professionelles Lohnabrechnungsprogramm jedoch alle Funktionen, die Sie zur einfachen und schnellen Erstellung von Abrechnungen benötigen. Sie geben nur die individuellen Mitarbeiterdaten und das Bruttoentgelt ein. Die einzelnen Daten und Abzüge berechnet die Software dann automatisch, so dass Sie mit wenigen Klicks die Entgeltabrechnungen erstellen.