Lohnarten
Infos im Überblick

Der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt

Für Arbeitgeber ist es wichtig zu wissen, dass Lohn und Gehalt nicht synonym sind, obwohl sie oft gleichbedeutend verwendet werden:

Was sich jedoch nicht unterscheidet, ist die Zusammenstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Aus diesem Grunde werden die Begriffe „Lohnabrechnung”, „Gehaltsabrechnung” und „Entgeltabrechnung” im weiteren Sinne oft synonym verwendet.

Über Lohn und Gehalt hinaus gibt es noch weitere Begriffe für die Bezahlung von Arbeitnehmern:

• Beamten im öffentlichen Dienst erhalten eine Besoldung.
• Künstler beziehen zumeist eine Gage, die sie als Freiberufler ebenso erhalten wie im Angestelltenverhältnis an einem Theater oder anderen Kultureinrichtung.

Die drei Lohnarten

Will man sich als Arbeitgeber eine Übersicht über die Lohnarten verschaffen, helfen drei Kategorien:

1. Bruttolohnarten

2. Nettolohnarten

3. Statistiklohnarten

Mit der Erfassung der Statistiklohnart können bestimmte Werte wie zum Beispiel der Stundenlohn erfasst werden. Für Arbeitgeber ist es jedoch relevant zu wissen, dass die Statistiklohnarten eigentlich ausschließlich für interne Verrechnungszwecke verwendet werden und nicht in das gesamte Bruttogehalt mit einfließen. Daher werden die Statistiklohnarten zumeist in ein vom Arbeitgeber verwaltetes Arbeitszeitkonto erfasst.

Die Lohnartenliste erstellen

Bei der Definition von verschiedenen Lohnarten ist eine sogenannte Lohnartenliste hilfreich. Sie ist eine wichtige Grundlage für die jeweilige Finanzbuchhaltung und die sogenannte Entgeltabrechnung am Jahresende. Eine solche Liste stellt Ihnen die jeweilige Personalabteilung, das Lohnbüro oder der Steuerberater zur Verfügung.

Ein weiterer Aspekt ist die Untergliederung der Lohnformen in der Lohnbuchhaltung. Zu unterscheiden ist hier, für welche Mitarbeiter Löhne bezahlt werden, für welche Tätigkeiten oder im Rahmen welcher Auftragserledigung.

Beispiele für Lohnarten sind:

• Bruttolohn
• Nettolohn
• Sozialabgaben
• Lohnsteuern
• Überstundenzuschläge
• Sonderzahlungen
• Einmalzahlungen
• Fahrgelder
• Provisionen
• Dienstwagen
• Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Ihre Arbeitnehmer sollten die Zusammensetzung ihres Monatslohns oder Gehalts eindeutig erkennen können. Daher sollten alle Lohnarten und Abzüge in der Lohn- und Gehaltsabrechnung einzeln aufgeführt sein. Die individuelle Berechnung ist sowohl für den Arbeitgeber, als auch den Arbeitnehmer sowie auch den freien Mitarbeiter ein hilfreicher Überblick und lässt sich am besten mit einem Lohnabrechnungsprogramm erledigen.

Die steuerfreien Lohnarten

Nicht jede Lohnart ist steuer- und sozialversicherungsrelevant. Dies ergibt sich aus §3 EStG, Einkommenssteuergesetz. Zu den steuerfreien Bezügen zählt beispielsweise eine freiwillige soziale Zuwendung des Arbeitgebers für die soziale Absicherung. Dennoch ist eine genaue Abgrenzung nicht immer eindeutig, wenn man als Arbeitgeber die jeweiligen Lohnformen berechnen möchte.

Beispiele für die solche Lohnformen gibt es zahlreiche:

• Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschlag (§ 3b EStG).
• Maßnahmen zur Gesundheitsförderung im und außerhalb des Betriebes sind bis zu 500 Euro pro Jahr steuerfrei (§ 3 Nr. 34 EStG), z.B. eine sogenannte Rückenschule. Hinweis: Der Mitgliedsbeitrag für einen Sportverein oder Fitnessstudio ist nicht steuerfrei.
• Winterausfallgeld, bzw. seit 2006 das sogenannte Saison-Kurzarbeiterentgelt.
• Mutterschaftsgeld gemäß den Grundsätzen des Mutterschutzes.
• Aufwandsentschädigungen, z.B. nebenberufliche Tätigkeiten für Sportvereine bis zu einer bestimmten Obergrenze. Ehrenamtliche Tätigkeiten sind bis zu 840 Euro steuerfrei.
• Vergütungen für den Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen.
• Kindergartenzuschuss als zusätzliche Arbeitgeberleistung, wenn das Kind eines Arbeitnehmers während der Arbeitszeit betreut werden muss. Hierfür muss der Arbeitnehmer die zweckentsprechende Verwendung nachzuweisen. Der Kindergartenzuschuss ist in der Höhe nicht begrenzt.
• Werkzeuggeld für die Nutzung von Werkzeugen des Arbeitnehmers.
• Sachbezüge bis 50 Euro pro Monat, zum Beispiel kostenloses Telefonieren oder kostenfreie Getränke.
• Beiträge zu einer Pensionskasse.

Steuerfreie Lohnarten sind ebenfalls kein Arbeitslohn im Fall von dienstlich bedingten Reise- und Umzugskosten. Auch eine betriebliche Zuwendung bis zu 110 Euro ist steuerfrei. Darüber hinaus sind kleinere Aufmerksamkeiten, wie zum Beispiel Warengutscheine (innerhalb der 50-Euro-Freigrenze), oder der sogenannte Auslagenersatz ebenfalls steuerfrei. Sie sollten jedoch stets dabei beachten, dass die steuerfreien Lohnarten zwischen den einzelnen Branchen variieren können. Zum Beispiel ist nicht jede Form der Berufskleidung steuerfrei, beziehungsweise gibt es hier oft Obergrenzen.

Lohnartennummern und Lohnartenschlüssel

Grundsätzlich kann jede Lohnart durch eine vierstellige Nummer, die sogenannte Lohnartennummer, erkannt werden. Diese Nummern geben stets Aufschluss darüber, ob die jeweilige Lohnart zum Beispiel in den Brutto- oder Nettolohn zählt. Die Lohnabrechnung schlüsselt alle Lohnarten nach Nummern auf und stellt diese in einer bestimmten Sortierung dar. Darüber hinaus gibt es auch die sogenannten Subnummern bei bestimmten Arten. Dabei handelt es sich um automatisch generierte Sozialabzüge sowie technische Lohnarten, also sogenannte Sekundärlohnarten.

Grundsätzlich gilt: Die jeweiligen Lohnarten bestimmen sich durch abrechnungsrelevante Eigenschaften der Lohn- und Gehaltszahlungen. Dazu zählen auch die jeweiligen Steuer-, Sozialversicherungs- und Auswertungsmerkmale des jeweiligen Arbeitnehmers. Die Kategorisierung der Lohnart führt dann zu den schlussendlichen Auszahlungen des Nettolohns beziehungsweise zeigt, welche Beiträge an die Steuer oder Versicherungen abzuführen sind.

Wichtig zu wissen:

• Die jeweilige Lohnart wird im Lohnartenstamm jeweils nur mit einer Basisnummer angezeigt.
• Der Versicherungscode eines Mitarbeiters wird als Subnummer gekennzeichnet, damit die Versicherungsart erkennbar ist.
• Versicherungscodes werden als Subnummer sowie auch als bei der Bezeichnung der Lohnart ergänzt.

Beispiel für Lohnartennummern in einer Tabelle bzw. Lohnabrechnung

Abkürzungen bei Lohnarten

Gb = Gesamt-Brutto
E = Einmalbezug
J = Bestandteil des Gesamt-Brutto
L = Laufender Bezug
LSt. = Lohnsteuer
P = Pauschalierung
PGRS = Personengruppenschlüssel
St = Steuer
SV = Sozialversicherung
Z = Einschl. Beitragszuschlag zur PV für Kinderlose

Personengruppenschlüssel und Beitragsgruppenschlüssel

Die Lohnarten sind in Personengruppenschlüssel aufgeteilt. Der Personengruppenschlüssel 101 steht zum Beispiel für einen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten ohne besondere Merkmale. Mit dem Schlüssel 102 werden grundsätzlich Auszubildende erfasst.

Darüber hinaus gibt es den sogenannten Beitragsgruppenschlüssel. Dieser gibt Hinweise darauf, für welche Art von Versicherungszweigen Beiträge abgeführt werden müssen. Die Zahl 1 steht zum Beispiel dafür, dass ein voller Beitrag geleistet wird. Die verschiedenen Stellen geben die unterschiedlichen Versicherungsarten, also Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung an.

In der Gehaltsabrechnung werden Brutto- und Netto-Werte des Entgelts eines Arbeitnehmers übersichtlich dargestellt. Sie schlüsselt die verschiedenen Lohnarten auf und dient dazu, die finanziellen Ansprüche des Arbeitnehmers darzulegen. Es ist die gesetzliche Verpflichtung von Arbeitgebern, einmal im Monat dem Arbeitnehmer eine schriftliche Entgeltabrechnung zur Verfügung zu stellen sowie einmal jährlich als Lohnsteuerbescheid.

Die Kontierung der Lohnarten mit Datev

Die sogenannte Kontierung der Soll- und Haben-Konten, also die Erfassung von Zahlen und weiteren Informationen auf Konten und Kontoblättern, richtet sich nach einem Grundtyp. Dabei handelt es sich zum Beispiel um die Registerkarte der Lohnstammdaten, die Gruppe der Stammdaten oder den Lohnartenstamm. Je nachdem, ob sich eine Lohnart als Zulage oder Abzug definiert, muss die jeweilige Kontierung umgekehrt werden.

Die Kontierung der gesamten Personal- und Gehaltsdaten sowie der Lohnarten erfolgt in den meisten Fällen über Datev. Dabei handelt es sich um einen IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Auch viele mittelständische Unternehmen, Kommunen, Vereine und Institutionen verwenden diese digitale Datenverarbeitung. Ob bei der Kontierung der jeweiligen Lohnart durch Datev schließlich ein positiver oder negativer Wert ermittelt wird, ist unerheblich. Das Programm kann dies automatisch richtig buchen.