Gratifikation
Bedeutung, Anspruch, Regelwerke

Arbeitsrecht und Gratifikationen

Angestellte haben keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Gratifikation durch ihre Vorgesetzten. Sonderzahlungen erfolgen stattdessen unter dem sogenannten Freiwilligkeitsvorbehalt oder kommen nur dann zur Anwendung, wenn sie zwischen Unternehmen und Beschäftigten eindeutig geregelt sind. Folgende Dokumente oder Regelwerke sind gemeint:

• Arbeitsverträge
• Betriebsvereinbarungen
• Tarifverträge
• Bestimmungen nach dem allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz
• Regelwerke aufgrund betrieblicher Übung
• Gleichbehandlungsgebot

Arten der Gratifikation

In Deutschland sind folgende Arten von Gratifikationen für Beschäftigte zu unterscheiden:

• Sonderzahlungen mit sogenanntem Entgeltcharakter: Sie beziehen sich stets auf erbrachte Leistungen, sind Teil des Gehalts und basieren auf vertraglichen Vereinbarungen. Mit ihnen verfolgt das Unternehmen keinen weiteren Zweck. Beispiel: das 13. Monatsgehalt.
• Gratifikationen für Loyalität: Sie betreffen ausschließlich Sonderzahlungen beispielsweise anlässlich von 25 Jahren Betriebszugehörigkeit oder künftiger Betriebstreue von Beschäftigten.
• Sonderzahlungen als Mischform: Damit sind Gratifikationen gemeint, die beides beinhalten – Abgeltung für geleistete Arbeit (z. B. Überstunden) sowie Sonderzuwendungen für Betriebstreue. Diese Form der Jahressonderzahlung kommt beispielsweise auch im Öffentlichen Dienst zur Anwendung.

Anspruch auf Gratifikationen: Beispiele

Unternehmen regeln Gratifikationen für ihre Beschäftigten häufig in deren Arbeitsverträgen. Auch Betriebsvereinbarungen können Bestimmungen zur Zahlung von Gratifikationen enthalten. Denn bei einer Betriebsvereinbarung handelt es sich ebenfalls um einen Vertrag, den in diesem Fall Unternehmen und Mitglieder eines Betriebsrates aushandeln. Darin werden sämtliche Rechte und Pflichten beider Parteien verbindlich dokumentiert, zum Beispiel auch Vorschriften zur Arbeitszeit, Pausenregelung oder Vorgaben zum Verhalten. In beiden Vertragsarten sind somit diejenigen Bestimmungen unmissverständlich formuliert, die den Anspruch, eine mögliche Minderung oder gar den Wegfall einer Gratifikation betreffen.

Ein weiteres Beispiel veranschaulicht, was geschieht, wenn ein Unternehmen mindestens drei Jahre in Folge eine Gratifikation an alle Angestellten gezahlt hat. In diesem Fall greift der juristische Begriff der „betrieblichen Übung“. Letzteres bezieht sich auf ein freiwilliges Verhalten von Unternehmen, das diese in regelmäßigen Zeitabständen wiederholen. Diese Art von Gewohnheitsrecht bildet ebenfalls die Grundlage für den Rechtsanspruch auf Zahlung künftiger Gratifikationen, ohne dass hierzu eine schriftliche Vereinbarung nötig ist.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat hier den § 151 Satz 1 im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) im Blick, der in einer regelmäßigen Wiederholung bestimmter Leistungen durch Arbeitgebende ein Vertragsangebot sieht, das Beschäftigte stillschweigend annehmen. Unternehmen können den Anspruch der Beschäftigten, der auf einer betrieblichen Übung gründet, nur durch eine Änderungskündigung bzw. eine Änderung des Arbeitsvertrags im gegenseitigen Einvernehmen aufheben.

Sind Gratifikationen zu versteuern?

Weil Gratifikationen wie Weihnachtsgeld oder andere Sonderzahlungen das Gehalt erhöhen, sind sie prinzipiell nicht steuerfrei. Werden diese nur einmal im Jahr gezahlt, zählen sie, buchhalterisch betrachtet, zu den „Sonstigen Bezügen“ von Beschäftigten und sind steuer- sowie sozialabgabepflichtig. Das kann sogar dazu führen, dass eine Gratifikation in der Lohnabrechnung einen erhöhten Steuersatz zur Folge hat.

Um das zu vermeiden, können Unternehmen ihren Angestellten eine Gratifikation auch als Sachzuwendung gewähren. Das könnten beispielweise technische Geräte wie Smartphones oder Laptops sein, die ihnen zur privaten Nutzung zur Verfügung stehen. Der Vorteil: Angestellte erhalten diese Sachwerte steuerfrei. Unternehmen zahlen für jenen geldwerten Vorteil nur einen pauschalen Steuersatz. Bei Sachzuwendungen wegen eines Jubiläums gilt zudem ein Freibetrag von 110 Euro. Weitere Möglichkeiten für Sachzuwendungen sind:

• Restaurantgutscheine
• Tankgutscheine
• Zugticket

Höhe der Gratifikation: Wer bestimmt diese?

Wie hoch eine Gratifikation ausfällt, liegt häufig im Ermessen der Unternehmen, es sei denn es gibt konkrete Aussagen dazu in einem Tarifvertrag. Davon abgesehen gibt es keine konkreten Regelwerke. Die Höhe von Gratifikationen hängt oft auch von der Größe der Firma und ihrer jeweiligen Kapitalkraft ab. Arbeitgebende sollten bei Festlegung von Gratifikationen immer den Grundsatz der Gleichbehandlung beachten.

Dennoch können Unternehmen die Höhe von Gratifikationen für Beschäftigte nach bestimmten Kriterien abstufen. Gemeint ist zum Bespiel die Dauer der Betriebszugehörigkeit oder der jeweilige Familienstand von Angestellten sowie die Anzahl deren Kinder. So können sich individuell unterschiedlich hohe Sonderzahlungen ergeben. Auch Tarifverträge sehen solch ein Stufenmodell vor, das die Höhe einer Gratifikation von der Dauer der Betriebszugehörigkeit abhängig macht. Das folgende Beispiel veranschaulicht dies:

Gratifikationen kürzen: Geht das?

Bei Weihnachtsgeld in Elternzeit oder Fehlzeiten durch Krankmeldung dürfen Arbeitgebende Gratifikationen im Bezugszeitraum anteilig kürzen. Bedingung ist, dass die Option zur Kürzung vertraglich vereinbart ist oder sich diese aus einer Betriebsvereinbarung ergibt. Gibt es keine solche Regelung, sind Unternehmen angehalten, die Art der Sonderzahlung zu berücksichtigen: Hat die Gratifikation reinen Entgeltcharakter, darf ein Unternehmen die Prämie anteilig kürzen. Soll sie dagegen Betriebstreue belohnen, haben Mitarbeitende trotz Fehlzeiten Anspruch auf die volle Jahressonderzahlung. Diese Regel gilt auch für Beschäftigte in Teilzeit.

Kürzung von Sonderzahlungen

Der Umfang einer möglichen Kürzung von Sonderzahlungen bei Krankheit oder während des Krankengeldbezugs ist im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgeltFG), § 4a gesetzlich festgelegt. Demnach dürfen Unternehmen für jeden Tag der Arbeitsunfähigkeit nicht mehr als ein Viertel des Arbeitsentgelts abziehen, das im Jahresdurchschnitt auf einen Arbeitstag entfällt.

Ist bei Kündigung eine Gratifikation zurückzuzahlen?

Unter bestimmten Voraussetzungen können Arbeitgebende Gratifikationen von ihren Beschäftigten zurückfordern. Dafür bedarf es jedoch einer sogenannten Rückzahlungsklausel im Arbeitsvertrag. Gibt es diese nicht, dann kommt es auf die Art der Gratifikation an. Gewähren Unternehmen zum Beispiel Sonderzahlungen für Betriebstreue, dann müssen die Beschäftigten nach Kündigung ihres Arbeitsverhältnisses die Sonderzahlung zurückzahlen. Ist diese eine finanzielle Belohnung für besondere Leistungen, dann muss diese zumindest anteilig Bestand haben. Nicht zurückzahlen müssen Angestellte eine Gratifikation wegen Kündigung, wenn die Sonderzahlung reinen Entgeltcharakter hatte.

Rückzahlungen der Gratifikationen

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat unter anderem folgende Regeln für Rückzahlungsklauseln bei Weihnachtsgratifikationen formuliert: Nicht zulässig sind somit Rückzahlungsforderungen bei Sonderzahlungen unter 100 Euro. Gratifikationen von mehr als 100 Euro sind dagegen zurückzuzahlen, wenn das Arbeitsverhältnis durch Arbeitnehmerkündigung vor dem 31. März des Folgejahres endet. Dasselbe gilt bei außerordentlicher oder verhaltensbedingter Entlassung. Bei Gratifikationen von mehr als einem Monatsverdienst gilt Entsprechendes für das Ausscheiden vor dem 30. Juni. Nicht zurückzahlen müssen Beschäftigte ihr z. B. das Weihnachtsgeld, wenn das Ende des Arbeitsverhältnisses nach dem 30. Juni des Folgejahres liegt.