Verpflegungsmehraufwand – Was ist das?
Beim Verpflegungsmehraufwand (VMA) handelt es sich um Pauschalbeträge für Mehraufwendungen für eine ausreichende Verpflegung während einer beruflichen Auswärtstätigkeit. Der Verpflegungsmehraufwand soll den Steuerpflichtigen durch Rückerstattung finanziell entlasten. Bis zu einem bestimmten Betrag bleibt der Verpflegungszuschuss steuerfrei. Erstattet der Arbeitgeber den Pauschbetrag der Verpflegungskostenpauschale nicht, können Mitarbeitende diesen als ‚Werbungskosten‘ in Höhe der Pauschale steuerrechtlich geltend machen.
Was gehört zum Verpflegungsmehraufwand?
Verpflegungsmehraufwand gilt für alle Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die sich auf eine Geschäftsreise begeben. Da bei einer Auswärtstätigkeit Zusatzkosten anfallen, weil man sich nicht in seinem gewohnten Umfeld aufhält, spricht man hier vom Verpflegungsmehraufwand. Der Mehrverpflegungsaufwand umfasst alle eigenen Ausgaben zur Lebensmittel- und Getränkeversorgung während einer Dienstreise. Sie zählen neben den …
- Reisekosten (Bus-, Bahn-, Flugzeugticket, Taxigeld)
- Übernachtungskosten (Hotelkosten)
… zu den typisch anfallenden Nebenkosten bei einer Geschäftsreise.
Wann tritt der Verpflegungsmehraufwand in Kraft?
Immer dann, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter mehr als 8 Stunden außerhalb von Büro oder Wohnung beruflich tätig sind, tritt der Verpflegungsmehraufwand in Kraft. Verpflegungsmehraufwand gibt es demnach …
- ...bei einer Dienstreise ab 8 Stunden Abwesenheit. Dies gilt bei Inlands- sowie Auslandsreisen jedoch mit landesabhängiger Verpflegungspauschale.
- ...bei doppelter Haushaltsführung
- ...bei wechselnden Arbeitseinsätzen und einer Fahrtätigkeit – zum Beispiel LKW-Fahrer
Zeitliche Begrenzung des VMAs
Bei langfristigen Dienstreisen gibt es den Verpflegungsmehraufwand allerdings nur für die ersten 3 Monate Ihrer Dienstreise. Danach muss ein Aufenthalt von mindestens 4 Wochen an der ersten Tätigkeitsstätte (Standort des Büros) erfolgen, damit wieder Verpflegungskostenmehraufwand in Anspruch genommen werden kann. Auch eine Krankheit oder ein langer Urlaub gelten für Ihr Finanzamt als gültige vierwöchige Unterbrechung.
Übernachtungspauschale für LKW-Fahrer
LKW-Fahrer können zusätzlich zur Verpflegungspauschale seit 2024 von einer Übernachtungspauschale profitieren, wenn sie in ihrer LKW-Kabine übernachten. Pro Tag können sie 20 € Übernachtungspauschale von der Steuer absetzen.
Verpflegungsmehraufwand: Müssen Arbeitgeber zahlen?
Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, den Verpflegungsmehraufwand ihrer Mitarbeitenden auf Dienstreise zu zahlen. Allerdings erstatten viele Arbeitgeber zumindest den Betrag der Verpflegungspauschale an ihre Mitarbeitenden. Viele Unternehmen haben gesonderte Formulare für die Reise-, Hotel- und Verpflegungskosten, die Mitarbeitende vor Antritt der Dienstreise in Anspruch nehmen können. Die Erstattung durch den oder die Arbeitgeber erfolgt meist nach der Dienstreise. Erstatten Arbeitgeber Ihren Mitarbeitenden die Zusatzkosten, werden Erstattungen, die über die gesetzlichen Pauschalen hinausgehen, zu 25 % versteuert. Wichtig ist, dass der Erstattungsbetrag nicht mehr als 100 % über der gesetzlichen Verpflegungskostenpauschale liegen darf.
Zahlt der oder die Arbeitgeber nicht, können Beschäftigte den Verpflegungsmehraufwand unter Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung geltend machen. Es werden jedoch nur die gültigen Verpflegungspauschalen zurückerstattet. Hin und wieder kann es vorkommen, dass das Finanzamt eine Bestätigung des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin verlangt, dass tatsächlich keine VMA-Erstattung stattgefunden hat.
Verpflegungsmehraufwand: Wo ein Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte hat
Innerhalb desselben Dienstverhältnisses können Beschäftigtenur eine regelmäßige Arbeitsstätte haben. Die erste Tätigkeitsstelle muss:
- eine ortsfeste betriebliche Einrichtung sein
- durch den Arbeitgeber arbeitsrechtlich zugeordnet sein
- zumindest teilweise als Tätigkeitsort der Mitarbeitenden genutzt werden. Arbeitnehmer müssen jedoch nicht den Großteil der Arbeiten dort durchführen.
Höhe des Verpflegungsmehraufwands
- Ab 8 Stunden Abwesenheit wird eine Verpflegungspauschale von 14 € gezahlt.
- Ab 24 Stunden Abwesenheit (ein Kalendertag) werden 28 € Tagespauschale gezahlt.
- Für den An- und Abreisetag werden ebenfalls jeweils 14 € als Verpflegungssätze gewährt.
Ab 2020 wurde der Pauschalbetrag um 2 bis 4 € erhöht. Aktueller Verpflegungsmehraufwand 2024 in Deutschland:
Zahlt der Arbeitgeber eine Mahlzeit des Mitarbeiters während der Dienstreise, muss diese vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen werden:
- 20 % beim Frühstück (seit 2020 5,60 €)
- 40 % beim Mittagessen (jeweils 11,20 €)
- 40 % beim Abendessen
- Für Reisen ins Ausland gilt ein anderer Versorgungsmehraufwand. In den USA beträgt zum Beispiel der Verpflegungsmehraufwand für die An- und Abreise 39 € und bei mehr als 24 Stunden Aufenthalt werden Ihnen 58 € erstattet.
- Eine Verpflegungsmehraufwand-Tabelle für die verschiedenen Länder findet sich auf der Website des Bundesfinanzministeriums.
- Bei einem mehr- oder eintägigen Auslandsaufenthalt ist immer die Pauschale desjenigen Ortes gültig, an dem Sie sich zuletzt aufgehalten haben.
Wie wird der Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht?
Der Verpflegungsmehraufwand kommt bei der Steuerverwaltung zum Tragen. Hier können Sie bei Ihrer Buchhaltung die Kosten von der Steuer absetzen, insofern der Pauschbetrag in Kraft tritt. Immer wenn Sie also auf Dienstreise sind, gilt es die Quittungen aufzubewahren, um sie anschließend in der Buchhaltung einzutragen.
Damit die Pauschale gültig wird, müssen Belege aufgehoben werden. Ohne entsprechende Beweise kann der Verpflegungsmehraufwand bei Ihrer Steuererklärung nicht geltend gemacht werden.
Was gilt für Arbeitgeber und was für Arbeitnehmer?
Arbeitgeber können auf dem Elster-Formular N unter Zeile 52 bis 54 ihren Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Unter Zeile 55 werden Auslandsaufenthalte dokumentiert. Arbeitnehmer, deren Verpflegungsmehraufwand nicht von dem oder der Arbeitgeber erstattet wird, tragen ihre Auswärtstätigkeiten unter Werbekosten ein.
Verpflegungsmehraufwand – Alles Wichtige auf einen Blick
- Der Verpflegungsmehraufwand (kurz VMA) ist eine Verpflegungspauschale, die immer dann in Kraft tritt, wenn Arbeitnehmer oder Arbeitgeber länger als 8 Stunden von ihrer Wohnung oder ihrem Arbeitsort entfernt beruflich tätig sind. Verpflegungsmehraufwand umfasst alle Ausgaben für Essen und Trinken.
- Unternehmer sind nicht verpflichtet, Verpflegungsmehraufwendungen dem Angestellten zu erstatten. In den meisten Fällen erstatten sie dem Arbeitnehmer zumindest den Betrag der Verpflegungspauschale.
- Seit 2020 können für den An- und Abreisetag jeweils 14 € Verpflegungsmehraufwand sowie bei mehr als 24 Stunden Abwesenheit 28 € von der Steuer abgesetzt werden. In der Steuererklärung können Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand unter Werbekosten geltend machen, insofern der Arbeitgeber diese nicht erstattet.
- Die Pauschalen für Auslandsreisen finden Sie auf der Website des Bundesministeriums für Finanzen. Diese variieren von Land zu Land. Bei einem mehr- oder eintägigen Auslandsaufenthalt ist immer die Pauschale des Landes gültig, in dem Sie sich zuletzt aufgehalten haben.
- Arbeitgeber können auf dem Elster-Formular N in der Zeile 52 bis 54 die Verpflegungspauschalen geltend machen. Ab Zeile 55 werden Auslandsreisen eingetragen.