Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung online erstellen
Lohnabrechnung erstellen

Die Lohnabrechnung erstellen: Nützliche Tipps

Manche Inhaber von kleinen und mittleren Unternehmen hält der zusätzliche Aufwand davon ab, die Lohnabrechnung selber zu erstellen. Andere die Unsicherheit aufgrund laufender Änderungen in den gesetzlichen Bestimmungen. Mit der passenden Software für Gehaltsabrechnungen lassen sich diese Fallstricke umgehen. Gesetzliche Änderungen werden automatisch in die Software eingespielt. Rücksprachen mit dem Buchhaltungsbüro entfallen, was Zeit spart. Zudem sind die Programme in der Bedienung recht selbsterklärend, sodass Sie nach einer kurzen Einarbeitungszeit die Gehaltsabrechnung selber erstellen können.

Wie können Sie eine Gehaltsabrechnung online erstellen?

Im Internet finden Sie verschiedene Angebote, um die Gehaltsabrechnung online zu erstellen. Manche dieser Programme sind kostenpflichtig, andere hingegen Freeware. Die Software kann entweder online über einen Browser verwendet oder heruntergeladen und auf dem eigenen Rechner installiert werden. Durch die Windows-Oberfläche ist die Bedienung dieser Lohnprogramme gut verständlich und recht schnell erlernt.

Lohnabrechnung erstellen mit Software

Das Kernstück der Software besteht aus einem oder mehreren Rechnern zur Berechnung des Netto-Gehalts aus dem Brutto-Gehalt. Mehrere Rechner sind dann erforderlich, wenn nicht nur die Abrechnung eines Festgehaltes, sondern auch die Berechnung von Stundenlöhnen oder Akkord-Löhnen berücksichtigt wird.

Sie geben in das Programm die grundlegenden Daten ein und erhalten als Ergebnis eine rechtssichere Lohnabrechnung. Diese drucken Sie dann aus und leiten sie an den jeweiligen Mitarbeiter weiter. Das kann persönlich, per Post oder nach Absprache auch per E-Mail geschehen.

Lohnabrechnung erstellen: Relevante Daten fürs Lohn- und Gehaltskonto

Eine Software für die Lohnabrechnung kann Ihnen zwar viel Arbeit abnehmen, sie muss dazu aber mit den richtigen Daten versehen werden. Erfreulicherweise ändern diese sich nicht allzu oft, sodass die Eingabe der meisten Daten eine einmalig auszuführende Arbeit ist. Sie erstellen für jeden Ihrer Mitarbeiter ein Lohn- bzw. Gehaltskonto. Die folgenden Daten werden für die zweifelfreie Zuordnung und die Berechnung der gesetzlichen Abgaben benötigt:

Diese Angaben gehören in die Gehaltsabrechnung

Für die Gehaltsabrechnung gibt es zwar keine vorgeschriebene gesetzliche Form, allerdings zahlreiche Bestimmungen, welche Angaben enthalten sein müssen. Vollkommen unabhängig von der Art der Beschäftigung hat jeder Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine Gehaltsabrechnung, die vollständig und für ihn nachvollziehbar und verständlich ist. Deshalb müssen folgende Angaben in der Gehaltsabrechnung vorhanden sein:

  • der Zeitraum, für den diese Gehaltsabrechnung erstellt wurde

  • Name und Anschrift des Mitarbeiters

  • die Anzahl der Kinder

  • die Konfession

  • die Steuerklasse, die dieser Abrechnung zugrunde gelegt wurde

  • die berücksichtigten Freibeträge

  • der Bruttolohn

  • Falls im Arbeitsvertrag Zulagen beispielsweise für Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit vereinbart wurden: deren Art und Höhe, wenn sie für den Abrechnungszeitraum zutreffen.

  • Wurden Abschlagszahlungen wie z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld gezahlt, müssen Art und Höhe dieser Zahlung aufgeführt sein.

  • eine genaue Aufstellung aller gesetzlichen und freiwilligen Abzüge

  • der Nettolohn

Lohnabrechnung erstellen: Diese Abgabenarten müssen Sie berücksichtigen

Sofern es sich bei dem Mitarbeiter nicht um eine studentische Aushilfe oder einen auf 450-Euro-Basis Beschäftigten handelt, müssen die folgenden Abgaben berechnet, vom Brutto-Gehalt einbehalten und abgeführt werden:

  • Lohnsteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Kirchensteuer, falls der Mitarbeiter einer entsprechenden Kirche angehört
  • Beitrag zur Rentenversicherung
  • Krankenkassenbeitrag
  • Zusatzbeitrag der Krankenkasse des Mitarbeiters
  • Beitrag zur Pflegeversicherung

Sollte der Mitarbeiter einer Lohnpfändung unterliegen, müssen Sie den pfändbaren Betrag errechnen und einbehalten.
Zusätzlich gibt es einige freiwillige Abgaben, wie beispielsweise der Beitrag zu einer Gewerkschaft oder Sparbeträge im Rahmen der vermögenswirksamen Leistungen, die direkt vom Gehalt abgezogen werden.

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Lohnsoftware mit hilfreichen Schnittstellen zu Institutionen

Sind Sie erst einmal mit der Bedienung der Software vertraut und haben alle Stammdaten der Firma und Mitarbeiter erfasst, hält sich der zeitliche Aufwand für die Erstellung der Abrechnung künftig in Grenzen. Sie geben einfach noch die aktuellen Werte ein, wie z. B. die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, mögliche Zulagen und andere individuelle Leistungsmerkmale, und den Rest erledigt die Gehaltssoftware ganz von selbst.

Auf Mausklick druckt das Programm die Lohn- und Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter aus. Wenn Ihr neues Programm über entsprechende Schnittstellen verfügt, erfolgen auch die Meldungen der Abgaben an das Finanzamt und die Sozialversicherung automatisch.

Zum Schluss können Sie durch eine Schnittstelle zum Online-Banking die Gehälter und Löhne gleich online überweisen.

Gehaltsabrechnung online erstellen
Gehaltsabrechnung online mit Lexikon

Nützliches Fachwissen für die Entgeltabrechnung

Wenn Sie sich für eine Lohn- und Gehaltssoftware entscheiden, die Ihnen zugleich nützliche Tipps und Ratschläge gibt, erwerben Sie bei der Erstellung der Abrechnung auch hilfreiches Fachwissen. Die Software kann Ihnen zu einzelnen Punkten entsprechende Informationen einspielen oder diese in einem Lexikon zur Verfügung stellen.

Einige Programme bieten separate Bereiche mit umfangreichem Fachwissen rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung an, wie beispielsweise die Lohn- und Gehaltssoftware von Lexware.

Neben Fachwissen finden Sie in diesem Programm interessante Tipps, zusätzliche Werkzeuge, wie etwa eine Urlaubsplanung am PC und verschiedene Mustertexte für Ihre Korrespondenz mit Mitarbeitern und Finanzbehörden.

Vorteilhaft ist ein Lexikon, das Ihnen nach Eingabe aktuelle Tipps liefert, beispielsweise zur Zahlung einer Weihnachtsgratifikation oder Informationen zur Gestaltung von Arbeitsverträgen auch in Sonderfällen der befristeten Beschäftigung – diese und andere hilfreiche Hinweise und Muster sind weitere Zusatzleistungen einer guten Lohn- und Gehaltssoftware.

Lohnabrechnung erstellen: Reisekosten, Prämien und Hilfsprogramme

Die regelmäßige Erfassung der Arbeitsstunden und möglicher Zusatzleistungen, wie Reisekosten oder Prämien, erleichtert Ihnen die Arbeit am Monatsende und trägt dazu bei, dass Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen am Monatsende sehr schnell erstellen können. Ihre Mitarbeiter werden Ihnen für eine schnelle Abrechnung und Überweisung dankbar sein.

Die Lohn- und Gehaltssoftware verschiedener Anbieter enthält zugleich weitere Hilfsprogramme. Bei Lexware finden Sie beispielsweise Programme und Tools für die Überwachung von Fehlzeiten oder für die Urlaubsplanung.

Abschließende Arbeiten beim Erstellen einer Gehaltsabrechnung

Nachdem die Lohnabrechnung erstellt wurde, müssen Sie diese noch ausdrucken und dem Mitarbeiter entweder persönlich oder per Post zustellen. Alternativ können Sie die Gehaltsabrechnung auch per E-Mail verschicken.

Schließlich müssen Sie noch die einbehaltenen Abzüge bei den entsprechenden Behörden bzw. Institutionen anmelden und abführen sowie die Meldung an die Berufsgenossenschaft verschicken.

Hierzu stellt die Lohn- und Gehaltssoftware in der Regel die notwendigen Formulare und Schnittstellen zur Verfügung. So können Sie alle erforderlichen Arbeiten direkt aus dem Programm heraus erledigen. Damit sinkt auch die Gefahr, wichtige Meldungen oder Weiterleitungen zu vergessen.

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