Lohnabrechnungsprogramm: Vorteile einer Lohn/Gehalt-Software 2018-01-05T16:13:05+00:00
Lohnabrechnungsprogramm verwenden

Arbeiten mit dem Lohnabrechnungsprogramm: Vorteile einer Lohn- und Gehalt-Software

Ein Lohnabrechnungsprogramm ist eine komfortable Software, mit der Unternehmer die Abrechnung ihrer Mitarbeiter selbst in die Hand nehmen können. Das hat viele Vorteile – auch für Inhaber kleiner und mittlerer Firmen. Gewiss, etwas Übung im Umgang mit der Lohnsoftware benötigen man dazu. Doch in einfach erklärten Praxisbeispielen, die die Software enthält, lernen Interessierte schnell die Basics in Sachen Lohnbuchhaltung. Etwa das Anlegen von Firmen- und Mitarbeiterstammdaten, das Abrechnen eines privat genutzten Dienstwagens und vieles mehr.

Durch das Verwenden einer Lohnabrechnungs-Software sparen Unternehmer die Kosten für Steuerberater oder Lohnbüros. Ein weiterer Vorteil: Sie sind ein noch kompetenterer Ansprechpartner, wenn es um Fragen zum Thema Lohn und Gehalt geht. Mitarbeiter wissen das bekanntlich zu schätzen.

Lohn- und Gehalt-Software: komplexe Aufgaben einfacher bewältigen

Neben Unternehmen setzen auch Institutionen und Behörden zunehmend auf die Digitalisierung. Das komplexe ELSTER-Verfahren der Finanzämter sorgt zum Beispiel gerade in kleineren Betrieben dafür, dass Steuerberater nach wie vor gut beschäftigt sind.

Doch in einigen Bereichen ist es lohnenswert und auch recht einfach, dem Do-it-Yourself-Prinzip zu folgen. Dazu gehört auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Hier übernimmt eine Software den Großteil der regelmäßig anfallenden Aufgaben bzw. unterstützt alle notwendigen Funktionen und gesetzlichen Vorschriften:

  • Monatliche Ausfertigung der Gehaltsabrechnung

  • Meldungen an die Sozialkassen

  • Organisation der unterschiedlichen Zahlungsvorgänge und Belege

  • Erstellung von Sammelbelegen für die betriebswirtschaftliche Buchführung

  • Einhaltung von Meldefristen

Gehaltsabrechnung: Was leistet ein Lohnabrechnungsprogramm?

Diese Programme sind so ausgelegt, dass Sie mit Ihnen schnell eine rechtlich einwandfreie Lohn- oder Gehaltsabrechnung erstellen können. Dazu gibt es einerseits Checklisten, mit deren Hilfe Sie die Mitarbeiter hinsichtlich Steuer und Sozialabgaben richtig eingruppieren können.

Anschließend nutzen Sie die, der jeweiligen Beschäftigungsart angepassten Rechner, um den Brutto- und später den Netto-Lohn zu bestimmen.

Sie können das Lohnabrechnungsprogramm entweder online über einen Browser nutzen oder sie herunterladen und auf dem eigenen Rechner installieren. Die Programme haben in der Regel eine Windows-Oberfläche und sind weitgehend selbsterklärend.

Lohnabrechnungsprogramm
Lohnabrechnung Software

Wie erfolgen die Meldungen für Sozialbeiträge und Lohnsteuer?

Damit alle Abgaben pünktlich entrichtet werden, ist eine monatliche Meldung an die entsprechenden Kassen nötig. Auch bei diesen Vorgängen erhalten Sie nützliche Unterstützung durch die Lohnsoftware. Erinnerungsfunktionen mahnen an, wenn der Termin für die Abgabe der Anmeldungen herangerückt ist. So ist es leicht, alle wichtigen Fristen einzuhalten.

Informieren Sie sich, ob die Software eine automatische Meldung erstellt, die gleich auf elektronischem Wege versendet werden kann. Bei einer solchen Lösung genießen Sie den Vorteil, stets pünktlich zu sein. Außerdem sparen Sie Porto und Papier für den Schriftverkehr und die Daten können in den Empfangsstellen schneller bearbeitet werden.

Eine Software zur Lohnabrechnung verschafft Übersicht

In der Praxis spielt der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt inzwischen keine Rolle mehr. Für das Abrechnungssystem ist es dennoch wichtig, ob Angestellte ein festes Gehalt beziehen oder Mitarbeiter für die Anzahl der geleisteten Stunden einen schwankenden Lohn erhalten. Außerdem gelten für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer andere Regeln als für Mini-Jobber, die maximal 450 Euro im Monat verdienen dürfen.

Eine Lohnsoftware mit regelmäßigen Aktualisierungen der Gesetzesvorgaben ermöglicht die Erfassung der Stammdaten aller Mitarbeiter. Sie leistet beispielsweise für folgende Einträge eine automatische Hilfestellung:

  • Stunden- und Monatslöhne sowie Festbezüge
  • Mini-Jobs und Gleitzone im Niedriglohnbereich
  • Geringverdiener und Mehrfachbeschäftigte
  • automatische Berechnung freiwilliger Krankenkassenbeiträge
  • Assistent zur Berechnung der gängigsten Formen betrieblicher Altersvorsorge
  • Brutto- und Nettolohn unter Berücksichtigung der Lohnsteuerklassen
  • Einmalzahlungen und steuerfreie Zuschläge

Mit dem Lohnabrechnungsprogramm rechnen Sie die Löhne und Gehälter aller Mitarbeiter einfach, sicher und gesetzeskonform ab.

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Weitere Informationen

Welche Voraussetzungen benötigen Sie, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung mittels Software selbst durchzuführen?

Um die Entgeltabrechnungen für Mitarbeiter künftig selbst in die Hand zu nehmen, sind zunächst keine speziellen Fachkenntnisse erforderlich. Jedoch der Wille sich in das Themengebiet einzuarbeiten muss vorhanden sein. Je schneller Sie einige Grundbegriffe der Lohnbuchhaltung kennen, desto eher arbeiten Sie erfolgreich mit diesen Programmen. Wenn man mit wenigen abzurechnenden Mitarbeitern beginnt, lernt man bei wachsender Mitarbeiteranzahl nach und nach die Sonderregelungen im Bereich der Lohn- und Gehalts-Software kennen.

Eine gute Lohnsoftware bietet bereits ein hohes Maß an Bediensicherheit und Komfort und führt schrittweise durch alle Eingabefelder. Fehler sind somit so gut wie nicht möglich.

Bereits bei der Einpflege der Stammdaten Ihres Personals hilft eine selbsterklärende Benutzerführung. Am Ende sind alle Pflichtdaten erfolgreich und vollständig im Lohnabrechnungsprogramm erfasst. Somit ist die Grundlage geschaffen, die monatlichen Gehaltsabrechnungen selbst auszustellen.

Für alle Sonderfälle und Themen, die bei Gehaltsabrechnungen anfallen, halten die Software-Hersteller eigene Webportale und Services bereit.

mit Lohnabrechnungsprogramm Stammdaten erfassen
Lohnabrechnung Software Firmenstammdaten einrichten

Lohnabrechnungssoftware unterstützt die korrekte Datenverwaltung

Die passende Software für die Lohnabrechnung bietet eine solide Grundlage für die korrekte Datenverwaltung. Hilfreiche Module sichern den Überblick zu allen Personalkosten des Unternehmens. Dazu gehört etwa die Registrierung von Firmen- und Arbeitnehmerstammdaten, die flexible Lohnartenverwaltung oder die Erfassung von Fehlzeiten und Überstunden.

Umfassende Berichte und Auswertungsmöglichkeiten ermöglichen zudem Optionen wie ein Lohnjournal, Lohnkonten oder Zahlungs- und Buchungslisten.

Änderungen zu grundlegenden Daten Ihres Unternehmens, der Mitarbeiterstammdaten und der Betriebsstätten geben Sie jeweils nur an einer Stelle ein. Die Übertragung auf alle relevanten Bereiche erfolgt mit der Lohnsoftware automatisch. Die Anzeige des Brutto- und Nettolohns unter Berücksichtigung der Lohnsteuerklassen gibt Ihnen zudem eine gute Basis für Vorstellungsgespräche: Sie können so Bewerbern ein realistisches Angebot zu den Verdienstmöglichkeiten in Ihrem Betrieb anbieten.

Lohnabrechnung erstellen und mehr – mit Excel

Ist es für Sie interessant, neben der Abrechnung der Löhne und Gehälter für Ihre Mitarbeiter auch andere Aufgaben der Personalverwaltung mit der Software zu erledigen? Praktisch ist zum Beispiel ein integrierter Urlaubsplaner, der mit Excel harmoniert und Ihnen auf einen Blick zeigt, wann welche Mitarbeiter abwesend sind. Dadurch fällt es Ihnen leichter, stets einen ausreichend großen Personalstamm sicherzustellen.

Neben einem Excel-Urlaubsplaner kann die Software Ihnen weitere Möglichkeiten bieten.

Lohnabrechnung Software Extras

Ein Beispiel dafür ist die Arbeitszeiterfassung mit einem Excel-Tool. Insbesondere wenn Sie Ihren Mitarbeitern den Vorteil flexibler Arbeitszeiten bieten möchten, ist eine leistungsstarke und zuverlässige Arbeitszeiterfassung unumgänglich.

Mit Arbeitszeitkonten können Ihre Mitarbeiter dann Überstunden leisten, wenn es zu einem großen Arbeitsanfall kommt und weniger Stunden verrichten, wenn die Auftragslage kurzfristig etwas schlechter ist oder das Wetter und andere Umstände die Verrichtung der Arbeiten erschweren.

Lohnsoftware: Die Lohnabrechnung digital übermitteln

Eine geeignete Software übermittelt alle notwendigen Daten online an das zuständige Finanzamt und die jeweiligen Sozialversicherungsträger.

Diese Angaben können Unternehmer per Mausklick weiterleiten:

  • Datenübermittlung der Beitragsnachweise, Beitragserhebungen für Versorgungswerke und Meldungen an die Sozialversicherungsträger inklusive der Anmeldung für Mehrfachbeschäftigungen
  • Lohnsteuerbescheinigungen und Lohnsteueranmeldung per integriertem ELSTER-Modul (Elektronische Steuererklärung)
  • Elektronische Erstattungsanträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (Umlage U1 bei Krankheit und U2 bei Mutterschaft)
  • Anmeldung von Mitarbeitern und Übermittlung der Lohnsteuerdaten über ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)
  • Elektronische Übermittlung von Bescheinigungen für Mutterschutz, Krankengeld und Krankengeld bei Erkrankung eines Kindes

Für die daraus resultierenden Beiträge des Unternehmens steht darüber hinaus eine direkte Schnittstelle zum Online-Banking bereit. Auf diesem Weg können Sie mit integrierten SEPA-Überweisungsformularen auch alle Löhne und Gehälter für die Belegschaft online auszahlen.

Lohnabrechnung: Software herunterladen und ausprobieren

Sie möchten möglichst schnell beginnen, die Gehaltsabrechnung mit Software selbst zu erstellen? Lexware bietet Ihnen die Lohnsoftware direkt als Download an. So sind Sie schon nach wenigen Minuten startklar für den Einstieg. Um Ihnen die Möglichkeit zu geben, sich mit den vielen Anwendungen vertraut zu machen, steht Ihnen die Gehaltsabrechnungs-Software für vier Wochen im kostenlosen Test zur Verfügung.

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Automatische Berücksichtigung neuer jährlicher Rahmenbedingungen

Zum Jahreswechsel herrscht in vielen Buchhaltungs- und Lohnbüros Hochbetrieb. Das laufende Geschäftsjahr wird durch Berichte abgeschlossen. Zu Beginn des neuen Jahres will man gleichzeitig so schnell wie möglich startklar sein. Mit softwaregestützter Entgeltabrechnung sind die meisten Routinen bereits erledigt:

  • Software für Lohn und Gehalt steht rechtzeitig in einer jeweils jahresaktuellen Version zur Verfügung, die bereits mit allen Zahlenwerten hinterlegt ist, die im laufenden Geschäftsjahr von Bedeutung sind.

  • Dazu gehören zum Beispiel die aktualisierten Berechnungsformeln für die jeweils gültigen Lohnsteuervorwegabzüge je Steuerklasse.

  • Ebenfalls im jeweiligen Lohnabrechnungsprogramm enthalten sind die gültigen Formeln zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge.

Lohnabrechnungsprogramm

Für welche Unternehmen eignet sich ein Lohnabrechnungsprogramm?

Eine gute Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist auf die individuellen Bedürfnisse des Anwenders abgestimmt. Mit dem entsprechenden Lohnprogramm erstellen kleine Betriebe mit nur einem Mitarbeiter die Entgeltabrechnung ebenso selbst, wie mittelständische Unternehmen mit bis zu 50 Arbeitnehmern. Auch für Unternehmen mit bis zu 200 Mitarbeitern steht die passende Gehaltssoftware zur Verfügung.

Selbst Firmen, die vorwiegend Mitarbeiter in Mini-Jobs beschäftigen, profitieren von den komfortablen Möglichkeiten der Software.

Darüber hinaus haben Sie die Wahl zwischen Ein- und Mehrplatzlösungen. Bearbeiten Sie oder Ihre Büroangestellte die Lohn- und Gehaltsabrechnungen allein, reicht eine Einzelplatzlösung aus. Möchten Sie gemeinsam mit einem Mitarbeiter in und mit dem Programm arbeiten, benötigen Sie eine Mehrplatz-Software.

Vorteile der Lohnabrechnung mit Software sinnvoll nutzen

Ein Lohnabrechnungsprogramm soll den Arbeitsalltag erleichtern. Zu diesem Zweck sind neben der klaren Struktur und einer einfachen Handhabung praktische Werkzeuge nützlich:

  • Beispiele aus der Praxis zu konkreten Einzelfällen helfen bei der Zuordnung einzelner Daten. Diese erläutern zum Beispiel, was aus lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlicher Sicht zu beachten ist.

  • Rechner und Checklisten erleichtern spezielle Einträge, etwa zur Besteuerung von Mini-Jobs oder für den Jahresabschluss.

  • Vorgefertigte Formulare verringern den Aufwand für zusätzliche Angaben wie Reisekostenabrechnungen oder der Lohnsteueranmeldung.

  • Mustertexte dienen zum Beispiel für Gehaltsbescheinigungen, betriebliche Altersvorsorge oder Kündigungen als Vorlage.

  • Musterverträge sind bei der Formulierung von Arbeitsverträgen bis zu Vereinbarungen zur Nutzung von Dienstwagen hilfreich.

  • Komplexe Begriffe zu allen wichtigen Themen sind leicht verständlich erklärt. Sie zeigen beispielsweise die aktuellen Fakten zur Lohnsteuer und Sozialversicherung auf.

Mit einer übersichtlichen Software für die Lohnabrechnung behalten Sie als Firmenchef die Kontrolle über alle Personaldaten. Ohne Umwege und Rückfragen können Sie Ihren Mitarbeitern konkrete Auskünfte über den aktuellen Stand der Lohnabrechnung geben. Außerdem haben Sie bei einer möglichen Betriebsprüfung alle Daten zur Hand. Denn auch in dieser Situation unterstützt Sie das Lohnabrechnungsprogramm: Mit der Funktion „Betriebsprüfer-Export“ haben Sie im Nu die relevanten Daten parat.

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